Кадровый учет на предприятии: цели и задачи, основные этапы

Ведение кадрового учета

Ведение кадрового учета предполагает оформление большого количества документации, которая будет отражать информацию как отдельно по каждому сотруднику, так и в целом по всей компании, а также создание правил, регламентирующих порядок трудовой деятельности.

Ведение кадрового учета подразумевает фиксирование численности сотрудников, что возможно только при качественном отслеживании всех перемещений. Основной задачей кадрового учета является составление документального подтверждения того или иного перемещения сотрудника, начиная от приема на работу, перевода на другую должность, оформления отпуска и заканчивая увольнением.

Конечно, кадровый учет можно вести и вручную, однако ведение кадрового учета посредством применения программных средств позволяет минимизировать время на подготовку документации, в особенности если в компании много сотрудников.

Согласно ст.

Автоматизация учета

Как уже стало понятно из изложенной выше информации, кадровый учет – это очень кропотливый процесс, требующий особого внимания от работников, на которых возложена ответственность за ведение этого вопроса. Поэтому на сегодняшний день его можно упростить путем автоматизации.

Существует множество программ, которые упрощают трудовую деятельность кадровикам и уменьшают вероятность допущения каких-либо ошибок. Как правило, на предприятии необходимо устанавливать лицензионные версии такого программного обеспечения. Однако стоит отметить, что покупка такой программы окупит себя в короткие сроки и не даст допустить серьезных ошибок в работе. В целом, такие программы решают такие задачи:

  • ведение кадрового учета согласно трудовому законодательству;
  • составление и формирование отчетности по вопросу кадров;
  • произведение своевременных согласований всех кадровых процессов с расчетным отделом или бухгалтерией.

Одной из самых популярных и востребованных программ на сегодняшний день является 1С с конфигурацией «Управление персоналом».

Для этих целей существуют компании, которые способны оказать такую услугу.

Цель и задачи кадрового делопроизводства

Целью кадрового делопроизводства является налаживание эффективной, работающей системы работы с кадровыми документами.

Задача кадрового делопроизводства заключается в оформлении надлежащим образом трудовых отношений между работодателем (предприятием) и непосредственно самим работником (персоналом).

Так, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить следующие задачи:

Документально оформить трудовые отношения согласно требованиям действующего законодательства;

Разработать и внедрить эффективную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют такие вопросы, как и чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).

Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Основные направления кадрового делопроизводства.

Кадровый учет на предприятии

Каждая организация или индивидуальный предприниматель, использующие наемных работников, обязаны вести кадровый учет на предприятии.

Средние и крупные организации для этой цели предусматривают отдельную должность кадрового специалиста. Это может быть один сотрудник либо отдельное подразделение, в зависимости от численности персонала в компании.

Небольшие организации и ИП, имеющие до 10-15 работников обычно не берут в штат отдельного специалиста по учета кадров. Кадровые обязанности на себя может взять секретарь, бухгалтер или сам руководитель в зависимости от структуры компании.

Независимо от лица, которое будет заниматься работой с персоналом на предприятии, важно соблюдать трудовое законодательство и четко следовать нормам трудового права. Нарушение прав работников влечет за собой весомые административные штрафы, а также в отдельных случаях уголовную ответственность.

Ведение кадрового учета на предприятии включает в себя, прежде всего, грамотное документальное оформление.

В целом, кадровый учет и работа с персоналом включает в себя следующие важные этапы.

»» Этап 1. Подготовка документов — Положения, должностные инструкции, штатное расписание, прочие локальные акты.

»» Этап 2. Проведение собеседований и найм персонала.

»» Этап 3. Прием сотрудников на работу — включает заключение трудового договора, оформление кадровых документов в связи с трудоустройством, ведение личных карточек и дел.

»» Этап 4. Организация медосмотров — для многих работников предварительные, периодические, внеплановые медицинские осмотры являются обязательными и также требует правильного оформления.

»» Этап 5. Учет рабочего времени — работники могут работать в различных трудовых режимах, в условиях полного и неполного времени, по пятидневной, шестидневной недели или по сменному графику, все эти моменты нужно предусмотреть. Кроме того, следует регулярно вести учет отработанного времени каждым работником.

»» Этап 6. Расчеты с персоналом — для каждого сотрудника устанавливается оклад, тарифы или расценки в зависимости от системы оплаты труда, работодатель должен выплатить зарплату, отпускные, различные пособия.

»» Этап 7. Установление ответственности — ответственность несут как работодатель, так и работник. До сотрудников нужно донести, в каких случаях наступает материальная, дисциплинарная ответственность.

»» Этап 8. Предоставление отпусков — по ТК РФ работодатель должен предоставлять ежегодные отпуска, кроме того, в ряде случаев полагается отдых без сохранения заработной платы, учебный отпуск, по уходу за ребенком, по беременности и родам, а также отгулы по различным основаниям с оплатой и без нее.

»» Этап 9. Командировки — в ходе трудовой деятельности могут потребовать служебные поездки персонала в другие регионы, данные события также должны быть оформлены правильно.

Читайте также:  Какие машины не облагаются транспортным налогом: сколько лошадиных сил

»» Этап 10. Увольнение работников — каждая организация рано или поздно сталкивается с уходом работников, важно правильно оформить расторжение трудового договора и выплатить все положенные суммы.

Все указанные этапы включают обязательно документальное оформление в соответствии с ТК РФ. Несоблюдение работодателем норм трудового права приводит к штрафам, применению материальной и уголовной ответственности.

Помимо ведения кадрового учета, специалистам по работе с персоналом следует работать с мотивацией работников, проводить для них обучение.

Деятельность кадровиков обширна и многогранна. С учетом того, что кадровое законодательство регулярно обновляется, важно отслеживать все изменения и правильно вести делопроизводство.

Каждая организация или индивидуальный предприниматель, использующие наемных работников, обязаны вести кадровый учет на предприятии.

Читайте также

Фирма должна обеспечить соответствие сведений о документации, относящейся к учету кадров, учредительным документам. Во избежание ошибок в кадровом делопроизводстве необходимо регулярно проводить проверку взаимосвязанных документов.

Организация кадрового учета персонала с соблюдением всех требований обеспечивает полное совпадение сведений в приказах и других внутренних актах с данными в трудовых соглашениях и штатном расписании.

Работа с трудовыми книжками требует ответственного подхода и концентрации внимания. Сотруднику, ведущему кадровый учет, необходимо в совершенстве знать, как заполнять, вести и хранить эти документы. Кроме того, крайне желательна автоматизация учета персонала на предприятии.

Хранение трудовых книжек всех работников (трудоустроенных на данный момент времени) осуществляется в отделе кадров. Отметки в трудовых книжках нужно делать без ошибок, иначе работнику могут неправильно рассчитать пенсионное пособие, так как стаж работы в компании, где сделали некорректную запись, не будет учтен.

Кадровый учет. Зачем бизнесу кадровое делопроизводство?

У любой организации в случае внеплановой проверки в первую очередь запрашивают документы кадрового учета персонала и смотрят, соблюдается ли трудовое законодательство. Если учет кадров на предприятии организован неправильно, то сумма зарплаты сотрудников и налоговых взносов, уплачиваемых в госбюджет, получается искаженной.

Кадровый учет.

Создание отдела кадров или прием на работу специалиста по кадрам (HR-менеджера)

Главным плюсом этого способа кадрового делопроизводства является возможность организации в соответствии со своими принципами и требованиями, так сотрудник находится непосредственно в компании.

Наиболее распространенными способами ведения кадрового учета в организации являются.

Основные документы кадрового делопроизводства на 2018 г.

ДокументНормативная база
Штатное расписаниеУнифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Должностные инструкцииЕТКС
Правила внутреннего трудового распорядкаст. 189 ТК РФ
Положение о защите персональных данныхст. 86 ТК РФ
Инструкции по охране труда и журналы проведения инструктажаРаздел 10 ТК РФ
Положения об оплате труда и поощрении сотрудниковРаздел 6 ТК РФ
График отпусковст. 123 ТК РФ, Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Трудовые договорыст. ст. 16, 56, 67 ТК РФ
Личные карточкиУнифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Кадровые приказыУнифицированные формы утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Трудовые книжкист. 66 ТК РФ
Книга учета трудовых книжек и вкладышейПостановление Минтруда № 69 от 2003 г.
Табель учета времениУнифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Коллективный договорРаздел 2 ТК РФ
Перечень должностей для которых установлен ненормированный деньст. 101 ТК РФ
График смен для предприятий с непрерывным производствомст. 103 ТК РФ
Договоры о полной мат. ответственностист. 244 ТК РФ
Положение о коммерческой или иной тайнеСоответствующие Федеральные законы
Положение об аттестациях (если они проводятся)ст. 81 ТК РФ
Журналы регистрации приказов, справок и т. д.

Кадровые приказы Унифицированные формы утверждена Постановлением Госкомстата 1 в 2004 г.

Этапы кадрового планирования

Этапы планирования персонала в компании могут выглядеть следующим образом:

— первый этап предполагает проведение оценки имеющихся трудовых резервов, их структуры и количества;

— второй этап содержит оценку потребностей в будущем: осуществление контроля за изменениями в профессионально-квалификационной структуре кадров, определение потребности в человеческих ресурсах с пометкой показателей качества и количества;

— на третьем этапе разрабатывается программа будущих потребностей.

Первый этап заключается в проведении анализа использования человеческих ресурсов предприятия; уточнении задач по отдельным группам исполнителей; формировании реальных квалификационных требований; выявлении резервов результативности труда на определенном участке работы.

На втором этапе определяется потребность в трудовых ресурсах на планируемый период.

На втором этапе осуществляется определение потребности в персонале на планируемый период. Первичными данными для определения требуемого количества, профессионального и квалификационного состава выступают: производственная программа, нормы выработки, планируемый рост повышения производительности труда, структура работ.

Вся вышеизложенная информация формируется в результате осуществления учета персонала. Учет персонала является системой способов контроля количественных измерений и регистрации состояния и использования всех категорий сотрудников предприятия.

В ходе реализации подготовительной стадии происходит взаимосвязь организационно-экономического и производственного роста организации; формирование заявлений руководителей структурных подразделений на комплектование их отделов. Стадия разработки бизнес-плана предполагает реализацию согласования его разделов между собой и балансировку по срокам, ресурсам и источникам их отступления.

Оценка состояния факторов, которые влияют на потребность организации в человеческих ресурсах, позволяет разрабатывать кадровую политику предприятия на планируемый период: будущие сокращения, набор, перемещение, повышение квалификационного уровня, модификация мотивационной системы, совершенствование уровня безопасности труда и тому подобное.

Третий этап планирования кадров предполагает осуществление разработки кадровых мероприятий, которые направлены на осуществление кадровых целей, задач, кадровой стратегии и планов.

Читайте также:  Подписан закон бюджетных параметров ПФР на 2020 г. – Льготы всем

Кадровые мероприятия – это совокупность средств, которые направлены на решение кадровых задач и осуществление разработанных планов. Кадровое планирование нацелено на решение задач, связанных с профессиональным и должностным ростом сотрудников и создание предпосылок для карьерного роста. Действительные возможности системы планирования персонала заключаются в характере информационной базы и содержании банка данных. Ключевым моментом кадрового планирования является участие самого сотрудника в процессе построения своей карьеры.

Под тактическим планированием понимают перенос кадровых стратегий на конкретные проблемы управления персоналом срок 1-3 года.

Автоматизация кадрового учета

Использование различных компьютерных программ по ведению учета значительно облегчает процесс, в данный момент их достаточно много.

Конечно, актуальная, это «1С: Предприятие», которая позволяет автоматически печать документы, и автоматизировать весь процесс, но существует и ряд других программ, которые гораздо моложе и прогрессивнее.

Кадровое администрирование и кадровый учет.

Использование различных компьютерных программ по ведению учета значительно облегчает процесс, в данный момент их достаточно много.

Задачи кадровой службы

* организация кадровой работы
* структура, состав
задачи кадровой службы
* должностные инструкции сотрудников подразделения кадров
* нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров
* перечень необходимых кадровых документов , виды и разновидности кадровой документации
* номенклатура дел
* группировка документов в дела
* требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации

Главным направлением деятельности кадровых служб считается формирование трудовых ресурсов планирование потребности в них и организация практических мероприятий по набору кадров, разрешение конфликтов, проведение социальной политики.

С какой целью осуществляется

Кадровый учет с нуля пошагово изучить будет достаточно проблематично. Но если руководитель в дальнейшем планирует принимать большое количество работников, то ему стоит уделить этому моменту внимание.

Грамотно организованный кадровый учет позволяет одновременно решать сразу большое количество самых разных задач. Основные цели ведения кадрового учета различаются в зависимости от сферы деятельности.

Но возможно сформулировать основные задачи, решение которых необходимо во всех без исключения организациях:

Составление и последующее редактированиеС учетом законодательных норм и пожеланий руководителей штатного расписания
Учет обработанного табельного времени, а также его контрольС целью избегания нарушения действующих законодательных норм
Осуществление персонифицированного учетаВ соответствии с действующими законодательными нормами
Формирование трудовых договоровДополнительных распоряжение и различных приказов (о приеме на работу, увольнении, поощрении и других)
Ведение документации в соответствии с законодательными нормамиличных дел;
персональных карточек;
личных карточек (по форме №Т-2);
трудовых книжек;
больничных листов
Подбор сотрудников с учетом их личных качествАнализ их трудовой деятельности в соответствии с законодательными нормами
Оформление дополнительной документации в определенных ситуацияхсправок о самом факте трудоустройстве;
копий трудовых книжек – заверенных соответствующим образом
Составление графика отпусковВ соответствии с действующими законодательными нормами, а также его последующее по необходимости редактирование
Сбор, составление всех документовТребуемых для назначения пенсии вышедшим на неё сотрудникам
Ведение воинского учетаДанный момент регламентируется законодательными нормами, строго обязателен для осуществления

Если же по какой-то причине работодатель самостоятельно заниматься подобной деятельностью не желает и в то же время собственный отдел организовывать не спешит, можно воспользоваться услугами кадрового учета.

Сегодня очень многие сторонние предприятия предлагают подобные услуги. За определенную плату оформляется вся необходимая документация.

Также ведется вся иная документальная деятельность, связанная с ведением кадрового учета.

О занятости населения Российской Федерации Федеральный закон 62-ФЗ от 31.

Кадровый учет на предприятии: цели и задачи, основные этапы

Кадровое планирование в предприятии: значение, цели, задачи, принципы, этапы

ПЛАН

4.2. Виды планирования работы с персоналом предприятия.

4.3. Определение потребности предприятия в персонале.

Современное комплектование предприятия кадрами и реализация долгосрочной, ориентированной на будущее, кадровой политики являются невозможными без четкого кадрового планирования.

Кадровое планирование – это система комплексных решений и мероприятий по реализации целей предприятия и каждого работника, которая разрешает:

• обеспечить предприятие персоналом согласно количеству и требованиям рабочих мест;

• подобрать таких людей, которые могли бы решать поставленные задачи как в текущем, так и в будущем периодах;

• обеспечить высокий уровень квалификации работников;

• обеспечить активное участие работников в управлении предприятием.

Кадровое планирование направлено как на решение проблем предприятия, так и на удовлетворение интересов и потребостей работающих. Для предприятия важно иметь в нужное время и на нужном месте, в определенном количестве и соответствующей квалификации персонал, а работникам – нормальные условия труда, стабильность занятости и справедливость оплаты.

Вдобавок, следует помнить, что кадровое планирование тогда эффективное, когда оно интегрировано в общий процесс планирования предприятия.

Специфика кадрового планирования, как и формирование соответствующих стратегий, состоит в наличии двух подходов: самостоятельного для предприятий, продуктом деятельности которых является персонал, и подчиненного производственным, инвестиционным, финансовым, коммерческим и другим планам -для других.

С помощью кадрового планирования можно определить:

• сколько работников, которой квалификации, когда и где будут необходимы;

• какие требования предъявляются к тем или других категорий работников (профессионально – квалификационные модели должностей);

• каким образом привлечь нужный и сократить ненужный персонал;

• как использовать персонал согласно его потенциалу;

• как обеспечить развитие этого потенциала, повысить квалификацию людей;

• как обеспечить справедливую оплату труда, мотивацию персонала и решить его социальные проблемы;

• которыми будут расходы на запланированные мероприятия.

На рис. 4.1 показанное место кадрового планирования в системе управления персоналом предприятия.

Читайте также:  Самойловка - адреса и контакты отделений пенсионного фонда на сегодня

Кадровое планирование должно обеспечивать:

• максимальное раскрытие способностей работников;

• учет экономических и социальных последствий принятых в предприятии решений.

Поскольку сегодня персонал является решающим фактором деятельности любого предприятия, об эффективности его планирования свидетельствует степень достижения организационных целей.

Рис. 4.1 Место кадрового планирования в системе управления персоналом підприємства

Цели и задачи кадрового планирования обобщенно можно представить в виде схемы, приведенной на рис. 4.2

Рис. 4.2 Цели и задачи кадрового планирования на предприятии

Эффективное кадровое планирование положительно влияет на результаты деятельности предприятия благодаря:

• оптимизации использования персонала. Детальное планирование разрешает выявить и эффективно использовать персонал путем создания рабочих мест; переведения работников на другие рабочие места; реорганизации производственных процессов;

• усовершенствованию процесса найма работников;

• организации профессионального обучения. Детальная разработка плана профессионального обучения разрешает обеспечить нужную квалификацию работников и достичь реализации целей предприятия с меньшими расходами;

• сокращение общих расходов на рабочую силу за счет последовательной и активной политики на рынке труда.

Принципы кадрового планирования приведены в табл. 4.1.

Таблица 4.1. Принципы кадрового планирования

ПринципХарактеристика
НаучностьПрименение научных данных, норм и нормативов
НепрерывностьОбусловленная соответствующим характером хозяйственной деятельности предприятия и тем обстоятельством, что сам персонал находится в постоянном движении. Планирование рассматривается не как единичный акт, а как постоянно повторяемый процесс
МассовостьПривлечение к процессу планирования работников, которые будут выполнять эти планы. Особое значение этого принципа – при составлении социальных планов
ГибкостьВозможность постоянного внесения корректив в ранее принятые кадровые решения или их пересмотр согласно обстоятельствам, которые изменяются
Согласование планов по персоналу в форме координации и интеграцииСогласование “по горизонтали” и “по вертикали”
ПолнотаПланирование должно охватывать все вопросы, которые касаются воспроизведения, развития, использование персонала, мотивации труда
ТочностьСоблюдение точных норм, нормативов, законодательных документов, а также количественных и качественных характеристик персонала
ЭкономичностьРасходы на составление плана должны быть меньше эффекта от его выполнения
Создание необходимых условий для выполнения планаОбеспечение необходимыми ресурсами

Перечисленные в табл. 4.1 принципы кадрового планирования являются универсальными, пригодными для разных уровней управления; в то же время на каждом уровне могут применяться и свои специфические принципы.

Результаты кадрового планирования должны найти свое выражение в комплексе конкретных мер по поддержке баланса рабочей силы при увольнении работников и обеспечении найма нужных специалистов, организации обучения молодых работников и повышении квалификации штатных работников.

Исходными данными для планирования потребности в персонале являются: план рабочих мест, производственная программа, нормы труда, рост производительности труда и структура работ.

Выделяют 3 этапа планирования потребности в персонале:

какие требования предъявляются к тем или других категорий работников профессионально – квалификационные модели должностей ;.

Ведение кадрового делопроизводства

Сегодня кадровое делопроизводство ведется как письменно, так и в цифровом формате. Документация подписывается лично уполномоченными сотрудниками. Для ведения документации используются государственные стандарты, которые унифицируют все шаблоны и формы. Необходимо учитывать нормы ГОСТ Р 6.30-2003 и ГОСТ Р 7.0.8-2013. Важные бумаги хранятся в специальных папках или металлических сейфах. Зависимо от сферы деятельности и масштабов компании, специалистам нужно придерживаться разных требований по периодичности сдачи отчетности.

30-2003 и ГОСТ Р 7.

Кадровый учет и его правильное ведение на предприятии

Кадровый учет необходим на любом предприятии независимо от формы собственности, деятельности и количества сотрудников. Для его грамотного и квалифицированного ведения нужно хорошо ориентироваться в трудовом праве, отслеживать изменения в законодательстве и обладать навыками в сфере кадрового делопроизводства.

больничных листов;.

Организация и ведение кадрового учета

Чтобы кадровый учет персонала отвечал всем требованиям законодательства, следует вести его по всем правилам.

Существует перечень документов, которые обязательно должны быть в наличии на предприятии – речь идет о:

  1. правилах внутреннего трудового распорядка;
  2. штатном расписании;
  3. табеле учета рабочего времени персонала;
  4. графике отпусков;
  5. положении о персональных данных работников;
  6. трудовых договорах и соглашениях к ним.

Если какие-то документы отсутствуют, придется заняться их составлением. Например, работают сотрудники предприятия, не имея должностных инструкций, – нужно их разработать.

Всю необходимую документацию следует составлять своевременно, в соответствии с требованиями кадрового делопроизводства.

Этот внушительный объем можно разделить на две части: различные акты, касающиеся управления персоналом и организации трудового процесса и на документы личного состава сотрудников.

Из индивидуальной документации выделим необходимость составления трудового договора, приказа о приеме на работу, заполнения личной карточки работника и его трудовой книжки.

Кадровый учет работников предполагает ведение журналов, в которых регистрируются трудовые договоры. Обязательно вовремя заполнять журналы, где ведется регистрация различных приказов: о приеме, о переводе, об увольнении сотрудников.

Требуется и наличие книги учета движения трудовых книжек работников. Приказы о командировках, отпусках, больничные листы, локальные нормативные акты – все это также регистрируется в журналах (книгах).

Правильный своевременный учет документов придаст им юридическую силу и поможет в разрешении возможных трудовых споров.

Кадровый учет на предприятии включает в себя и мониторинг ключевых рисков. Поясним – в случае невыполнения или нарушения трудовых прав последуют санкции в виде штрафов, административной или даже уголовной ответственности.

Поэтому необходимо следить, чтобы соблюдались сроки выплаты заработной платы, нормативы по охране труда, квоты по трудоустройству инвалидов, одиноких матерей, права других льготных категорий работников.

Разработаны различные программы с разными возможностями, но практически все помогают решать задачи кадрового учета.

Добавить комментарий