Журнал учёта рабочего времени, порядок ведения, способы учета

Журнал учета рабочего времени сотрудников

Журнал учета рабочего времени сотрудников востребован на большинстве предприятий, где есть наемный персонал. Этот документ не является обязательным, однако его наличие позволяет решить множество вопросов и предупредить развитие неприятных для обеих сторон трудовых отношений ситуаций.

А вот если работник недорабатывает время, руководство вправе применить к нему определенные санкции.

Ведение журнала учета рабочего времени

Обозначим сведения, которые содержатся в документе:

1) порядковый номер;

3) ф. и. о. и занимаемая должность сотрудника;

4) время, когда подчиненный пришел на работу;

5) время ухода с работы;

6) подпись сотрудника;

7) количество отработанных часов;

8) комментарии, необходимые, если сотрудник опоздал либо не полностью отработал день (смену).

Что такое повременная система оплаты труда и в каких случаях ее использование на предприятии экономически оправдано и эффективно – узнайте в нашей новой публикации.

Образец журнала учета рабочего времени с пустыми графами для внесения конкретных данных по предприятию:

Образец бланка журнала учета рабочего времени.

В зависимости от конкретной организации и особенностей труда пункты могут варьироваться. Неизменным останется подсчет количества отработанных часов, что и контролирует работодатель.

Журнал учета рабочего времени – образец заполнения по предприятию:

Образец заполнения журнала учета рабочего времени.

Электронная версия документа определена выбором программного обеспечения.

Режим работы

Понятие режима рабочего времени включает в себя порядок распределения нормы рабочего времени сотрудника в конкретной организации в течение определенного периода (сутки, неделя, месяц). И здесь можно выделить несколько вариантов:

  • ненормированный рабочий день;
  • режим гибкого рабочего времени;
  • сменная работа;
  • разделение рабочего дня на части и др.

Общие для предприятия положения указывают в коллективном договоре или в Правилах внутреннего трудового распорядка, режим конкретного сотрудника — в его трудовом договоре.

В документе, который регламентирует режим работы сотрудника, должно быть прописано несколько важных моментов. Во-первых, продолжительность рабочей недели. Это может быть стандартная 5-дневная рабочая неделя, плавающие выходные, работа 2 через 2 и пр.

Как бы ни была организована трудовая неделя, вы должны обеспечить сотрудникам обязательные дни отдыха — не менее 42 часов подряд (ст. 110 ТК РФ). Исключение — вахтовый метод: допускается только 1 выходной в неделю.

Второй важный вопрос — продолжительность ежедневной работы (смены). В большинстве случаев это 8-часовой рабочий день, но существуют и другие варианты, например, сокращенный день для определенных категорий сотрудников (несовершеннолетние, инвалиды, сотрудники на вредных и опасных производствах и пр.).

Обратите внимание на такое понятие, как «ненормированный рабочий день». Оно не подразумевает работу в выходные, праздники или по ночам. Речь идет только о превышении нормальной продолжительности рабочего дня. Такой формат занятости оплачивается в обычном размере, но работнику полагается дополнительный оплачиваемый отпуск сроком не менее 3 дней.

Врезка: Ненормированный рабочий день не фиксируется в табеле учета рабочего времени. В табеле проставляются часы стандартного рабочего дня, а указание на особый режим работы и продолжительность дополнительного отпуска содержится в трудовом договоре.

В документах может быть отражено разделение рабочего дня на части, гибкое рабочее время и иные варианты, допустимые законодательством.

В трудовом договоре или в Правилах внутреннего распорядка обязательно указывается время начала и окончания рабочего дня, время и продолжительность перерывов на отдых и обед (не менее 30 минут и не более 2 часов).

9 Закона 402-ФЗ.

Особенности ведения журнала учета рабочего времени

Ведение такой учетной книги – достаточно простое задание и, если подойти к делу со всей ответственностью, то трудностей не возникнет.

Если производство не прекращается никогда организация работает круглые сутки, а график у ее работников плавающий, то лучше использовать суммированный учет.

Журнал учета рабочего времени

Журнал учета рабочего времени позволяет осуществить контроль над рабочей дисциплиной трудящихся на производстве. Каждый сотрудник обязан выполнять соблюдение правил внутреннего трудового распорядка.

Иногда в жизни сотрудников бывают случаи, когда им необходимо отлучиться в рабочее время. В таких ситуациях отсутствие не будет воспринято как прогул, если трудящийся своевременно поставил в известность начальника звена и об этом внесена соответствующая запись в журнал учета рабочего времени.

Все эти обстоятельства объясняют основное назначение книги: в нее вносят записи для определения фактически отработанного времени по каждому сотруднику предприятия.

В каждом учреждении оно определяется трудовым и коллективным договором с профсоюзным комитетом.

Дополнительная информация о заполнении

Заполнение табелей идет с верхней части страниц. Там указывают полную форму наименования организации, структурного подразделения. Следом идут даты составления вместе с указанием отчетного периода.

Ниже отслеживают результаты исполнения обязанностей гражданина на протяжении определенного времени. Обязательно указание таких интервалов:

  • итоговое количество часов;
  • пропуски;
  • рабочие дни.

Причины неявки на работу описывают с помощью специальных кодовых обозначений.

Заполнение дней тоже допустимо в двух вариантах:

  1. Отметки о явке, неявке.
  2. Отметки только по пропускам. Для остальных дней ведут полный подсчет, вне зависимости от результатов отработанной смены.

Отдельную графу используют для учёта в таких направлениях:

  • выходные дни;
  • праздники;
  • ночные часы;
  • сверхурочный график.

У формы Т-12 есть отличие в виде дополнительного раздела, обозначающегося как «Расчеты с персоналом по оплате труда». За его заполнение отвечают сотрудники отдела бухгалтерии.

Итоговая версия всегда идёт на печать, даже если заполнение проводят с помощью персонального компьютера. Руководители подразделения, заполнивший документ сотрудник и директор компании обязаны визировать такие бумаги. Иногда директора компании в этом смысле заменяет представитель кадрового отдела. Срок хранения отчетностей в готовом виде – 12 месяцев.

На время отпуска подчинённого такой распорядок дня влиять не должен.

Журнал учета рабочего времени: увеличение эффективности сотрудников

Современный темп развития бизнеса вынуждает постоянно следить за ростом производительности как владельцев стартапов, так и генеральных директоров всемирно известных корпораций. Разрабатываются новые подходы к ведению дел, растут требования работодателей на рынке труда, приглашаются специалисты, оценивающие эффективность работы сотрудников – и все эти меры принимаются для того, чтобы компания выросла в глазах потребителей и клиентов, получила прибыль и ресурсы для дальнейшего развития.

Читайте также:  Доплата к пенсии по инвалидности 1 группы по достижении 80 лет

При разумном подходе, креативные методы действительно работают, но не стоит забывать и о классических аспектах: например, выявлении безответственных, и, напротив, старательных сотрудников.

В этой миссии работодателю помогает не что иное, как журнал учета рабочего времени. Этот документ предназначен для обозначения времени, которое сотрудник отработал по факту, а также фиксирует приход и уход работника с рабочего места, отмечает сведения об опозданиях, прогулах и задержках. Несмотря на столь обширный функционал, журнал учета прихода и ухода сотрудников оказывается полезен и во многих других случаях, главное – знать, каким образом его нужно вести и следить за своевременным заполнением. Рассмотрим все детали данного вопроса в нижеследующей статье.

Записи отмечают и ответственных сотрудников, что способствует справедливому поощрению и, как следствие, повышает производительность.

Порядок учета рабочего времени

Установление порядка учета рабочего времени в первую очередь предполагает определение вида учета рабочего времени. Вид учета рабочего времени должен быть определен по правилам, установленным для режима рабочего времени, отсутствие надлежащим образом установленного вида учета рабочего времени позволяет применять поденный учет рабочего времени. Поденный учет рабочего времени наиболее полно отражает интересы работников, поскольку право на оплату дополнительных часов в этом случае возникает у работника по окончании каждого отработанного дня с превышением установленной нормы. При этом дальнейшие недоработки до нормы часов не имеют правового значения. При еженедельном, а тем более при суммированном учете рабочего времени действуют иные правила. В связи с чем при отсутствии установленного вида учета рабочего времени применяется поденный учет, отражающий интересы работников и не требующий обоснования невозможностью соблюдать установленную законодательством норму часов. Отсутствие указанной аргументации со стороны полномочных представителей работодателя означает применение в организации поденного учета рабочего времени.

Независимо от вида учета рабочего времени полночные представители работодателя обязаны обеспечить ежедневный учет отработанных каждым работником организации часов. Обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, закреплена в ч. 3 ст. 91 ТК РФ. Как уже неоднократно отмечалось, права и обязанности сторон трудового договора носят корреспондирующий характер. Поэтому указанной обязанности работодателя корреспондирует право каждого работника требовать ежедневного учета фактически им отработанных часов. Обязанность по доказыванию правильности учета рабочего времени работника лежит на работодателе.

По сложившейся практике учет отработанного работниками времени ведется путем составления табеля учета рабочего времени, который подписывается назначенным работодателем лицом. Как правило, табель учета рабочего времени представляется за подписью руководителя структурного подразделения. В большинстве случаев этот табель составляется формально для представления в бухгалтерию для начисления заработной платы. Нельзя не заметить, что составленный подобным образом табель учета рабочего времени не может быть указан в качестве допустимого доказательства, подтверждающего правильность учета рабочего времени. Учет рабочего времени состоит из обязанности работодателя обеспечить учет фактически отработанных часов и права работника требовать их учета и оплаты. Наличие взаимных прав и обязанностей по учету рабочего времени позволяет признать его сделкой между работодателем и работником. Для сделок между гражданами и юридическими лицами в ст. 161 ГК РФ, которая в рассматриваемой ситуации может быть применена по аналогии, установлена простая письменная форма. Кроме того, учет рабочего времени обеспечивает трудовой договор, то есть сделку, для которой установлена простая письменная форма. В связи с тем что учет рабочего времени призван обеспечивать письменную сделку, для него также применима только письменная форма. Соблюдение письменной формы учета рабочего времени означает, что не только полномочный представитель работодателя составил данные о рабочем времени работника, но и работник ознакомлен с этими данными и не оспаривает их. Такое ознакомление возможно исключительно в письменной форме. Отсутствие письменных доказательств при возникновении спора лишает права ссылаться на свидетельские показания для подтверждения данного обстоятельства. Поэтому данные учета рабочего времени должны быть подтверждены не только подписью полномочного представителя работодателя, но и работника.

В связи с изложенным выполнением работодателем обязанности по ведению учета рабочего времени следует считать не составление табеля учета рабочего времени полномочным представителем работодателя, а ведение журнала учета рабочего времени. Работник должен иметь свободный доступ к журналу учета рабочего времени, в нем следует фиксировать ежедневно отработанное время подписью полномочного представителя работодателя, например, непосредственного руководителя работника и самого работника.

В этом случае соблюдается письменная форма сделки по учету рабочего времени, данные такого учета становятся допустимым доказательством для подтверждения правильности учета рабочего времени каждого работника. Уже отмечалось, что табель учета рабочего времени, составленный полномочным представителем работодателя, при возникновении спора о правильности данных о рабочем времени работника не должен признаваться допустимым доказательством. Но при этом работник, его представители в лице профсоюза, действующего в организации, могут самостоятельно вести учет рабочего времени. Работник имеет право на учет фактически отработанных им часов. Данное право может быть реализовано путем предъявления требований к работодателю об организации надлежащего учета рабочего времени, а также посредством самостоятельной фиксации отработанных часов. Для ведения учета отработанных им часов работник может обратиться в профсоюз, членом которого он является. Данные учета рабочего времени самим работником, а также профсоюзом, как его полномочным представителем, являются допустимыми доказательствами при ведении спора о количестве фактически отработанных работником часов. В связи с чем при наличии табеля учета рабочего времени, составленного полномочным представителем работодателя, и данных учета рабочего времени, представленных работником и профсоюзом, в качестве допустимого доказательства следует использовать только представленные работником и профсоюзом документы.

Читайте также:  Образец дополнительного соглашения к трудовому договору о дистанционной работе из-за коронавируса

При поденном учете рабочего времени его данные могут сверяться работником, профсоюзом и полномочным представителем работодателя ежедневно. Срок для оспаривания отказа работодателя по оплате часов, отработанных сверх нормальной продолжительности, следует исчислять с момента выплаты первой заработной платы после предоставления сведений о переработке часов, поскольку именно в этом момент работник должен узнать о нарушении своего права на оплату дополнительной работы.

При еженедельном учете рабочего времени его данные могут стать предметом обсуждения между работником, профсоюзом и полномочным представителем работодателя по окончании календарной недели. Срок для оспаривания решения работодателя по поводу учета рабочего времени и в этом случае необходимо исчислять с момента выплаты первой заработной платы после предоставления работодателю сведений о количестве переработанных сверх норматива часов.

При суммированном учете рабочего времени его данные могут стать предметом рассмотрения работника, профсоюза, представителя работодателя по окончании учетного периода. Если учетный период установлен в один месяц, они могут сверяться по окончании каждого месяца. Срок для оспаривания решения работодателя по поводу представленных работником, его представителем данных учета рабочего времени начинает свое течение также после первой выплаты работнику заработной платы. При учетном периоде в один месяц этот срок необходимо исчислять со следующего после предоставления сведений о переработке часов месяца, так как именно при выплате заработной платы в следующем за учетным периодом месяце работник должен узнать о нарушении своего права на получение компенсации за дополнительно отработанное время.

Соблюдение установленного порядка ведения учета рабочего времени является одним из обстоятельств, доказанность которого позволяет признать рабочее время правовым понятием. Отсутствие надлежащего учета рабочего времени является нарушением законодательства о рабочем времени. Ответственность за данное нарушение должны нести работодатель, его полномочные представители, на которых возложена обязанность обеспечить учет фактически отработанного каждым работником времени.

Соблюдение порядка учета рабочего времени предполагает доказанность следующих юридически значимых обстоятельств. Во-первых, определения вида учета рабочего времени. Если отсутствует изданный в соответствии с законодательством приказ полномочного представителя работодателя о виде учета рабочего времени, то применяется поденный учет рабочего времени.

Во-вторых, соблюдение порядка учета рабочего времени предполагает обеспечение ежедневного учета фактически отработанных каждым работником часов. Данное обстоятельство подтверждается письменными документами об учете рабочего времени, составленными полномочными представителями работодателя по согласованию с работником, либо документами об учете рабочего времени, подготовленными работником и его полномочными представителями.

В-третьих, соблюдение порядка учета рабочего времени предполагает предоставление работнику в установленные сроки компенсаций за часы, отработанные сверх нормальной продолжительности рабочего времени. Указанные компенсации предоставляются работнику после предоставления сведений о количестве отработанного сверх нормальной продолжительности времени. Отказ работодателя от их предоставления в установленные законодательством сроки также является нарушением порядка учета рабочего времени, поскольку соблюдение этого порядка носит не формальный характер и предполагает наступление определенных правовых последствий, в частности компенсации отработанных сверх нормальной продолжительности часов.

Учебник “Трудовое право России” Миронов В. И.

В большинстве случаев этот табель составляется формально для представления в бухгалтерию для начисления заработной платы.

Правила ведения журнала учета рабочего времени

Ст. 91 Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ регламентирует обязанность работодателя осуществлять учет времени, фактически отработанного сотрудником. Названное время должно быть отражено в специальном табеле (см. форму Т-12, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Наличие же журнала учета рабочего времени не является предписанной законом обязанностью работодателя. Однако указанный документ служит для оптимизации и упрощения работы соответствующей службы по учету отработанного времени. На основании информации, содержащейся в упомянутом журнале, могут быть внесены сведения в табель учета рабочего времени.

Лицо, ответственное за ведение такого журнала, назначается каждой организацией самостоятельно:

  • посредством издания специального приказа или
  • на основании локальных нормативных актов — положения о делопроизводстве внутри организации; в этом случае функционал по ведению такой документации сразу указывается в трудовом договоре сотрудника или его должностной инструкции.

Периодичность внесения сведений в журнал учета рабочего времени, а также срок его хранения зависят от вида учета трудового времени:

  • Ежедневный учет — когда работники должны приходить на работу каждый день в течение рабочей недели. В этом случае и журнал заполняется ежедневно.
  • Еженедельный — когда работники в неделю отрабатывают установленное соглашением время, но приходят на работу не ежедневно. Журнал в этой ситуации заполняется раз в неделю.
  • Суммированный — когда работники трудятся по гибкому графику или посменно. Сведения в журнал в таком случае могут вноситься с установленной локальными нормативными актами периодичностью: ежедневно, еженедельно, ежеквартально, раз в полгода и т. д.

Журнал может заполняться как на бумажном носителе, так и в электронном формате.

Порядок заполнения граф и строк

Журнал не имеет унифицированной формы для его заполнения.

Поэтому руководство предприятия вправе самостоятельно разработать и утвердить образец, которым необходимо пользоваться при оформлении документа.

Читайте также:  Ипотека под залог имеющейся недвижимости в 2020 году: условия, как получить?

Структура также определяется работодателем.

В большинстве случаев журнал учета рабочего времени в каждом предприятии оформляется примерно одинаково.

Первая часть документа – титульный лист. На нем отображают:

  • наименование учреждения;
  • дата начала и дата окончания ведения;
  • инициалы и должность специалиста, назначенного ответственным за ведение.

Далее следует основная часть документа. Самый оптимальный вариант ее оформления – табличный. В таблицу вносятся данные о сотрудниках. Ее содержание должно быть примерно таковым:

  • порядковый номер записи;
  • инициалы работника, специальность;
  • дата и время прихода и ухода с рабочего места;
  • информация об опоздании (при необходимости) – точное количество минут/часов;
  • отметка о прогуле – был/нет;
  • общее количество отработанного времени;
  • подпись сотрудника.

При необходимости таблица может содержать более подробные сведения. К примеру, причина ухода трудящегося с работы ранее окончания трудового дня или др.

После заполнения журнал учета рабочего времени не утилизируется. Он попадает на хранение в архив.

Там он хранится определенный промежуток времени – тот, который устанавливается на законодательном уровне, или тот, что устанавливается учетной политикой организации.

Поэтому руководство предприятия вправе самостоятельно разработать и утвердить образец, которым необходимо пользоваться при оформлении документа.

Особенности

В ходе рабочего процесса могут возникать ситуации, требующие особого подхода к распределению рабочего времени сотрудников:

  1. Выходные и праздники. По ТК РФ работа в выходные и праздничные дни запрещена. Однако правила трудового распорядка внутри организации могут предусматривать выход сотрудниках на рабочие места на особых условиях (двойная оплата, предоставление отгулов).
  2. Сверхурочная работа. Вписывается в табель отдельной графой.
  3. Вынужденный прогул – это отсутствие работника на рабочем месте по вине нанимателя. После выяснения всех обстоятельств пропущенное рабочее время оплачивается так, как будто работник присутствовал и участвовал в рабочем процессе.
  4. Простои. Они могут возникать по разным причинам, в том числе и по вине работника. В этом случае работник не получает никакой оплаты за время простоя, а если простой произошёл не по его вине, то получает полную оплату за пропущенное время.
  5. Нетрудоспособность по болезни. В этом случае работнику производят частичную оплату труда.
  6. День окончания командировки. В этот день сотрудник не обязан выходить на работу, но подучает командировочные деньги.

Существует три основных разновидности учёта рабочего времени: поденный, понедельный и суммированный.

После выяснения всех обстоятельств пропущенное рабочее время оплачивается так, как будто работник присутствовал и участвовал в рабочем процессе.

Нюансы для специальных профессий

Поскольку для журнала нет унифицированной формы, а его ведение не предусмотрено законом, то все нюансы ведения для различных профессий (пр. военнослужащих по контракту, педагога-психолога и т.п.) будут зависеть от формы разработанного журнала и того, какая информация в нем отражается.

Нюансы для специальных профессий.

Журнал учета рабочего времени

Для этого используется форма табеля, или как его еще называют журнала учета рабочего времени.

Регистрация документов. Журналы регистрации и учета. Что и как, всё по полочкам, с примерами и образцами

Формы журналов, которые не утверждены официальными органами, разрабатываются работодателями самостоятельно. Разумеется, с оглядкой на требования нормативных актов и общепринятые правила кадрового делопроизводства.

Обычно работодатели приобретают готовые журналы регистрации с правильной формой. Далее речь пойдет о том, как делать и оформлять журнал своими руками, если работодатель не выделил Вам денег на готовые журналы. Для этой работы запаситесь временем и энтузиазмом.

Позиция «Номер записи» некоторым кажется лишней. Однако многие приняли для себя порядок исправления ошибочных записей в журнале, аналогичный порядку, установленному для исправления записей в трудовых книжках, путем признания неверной записи недействительной («Запись за номером таким-то недействительна»). Для реализации данного порядка нумерация записей является удобной.

Как мы отметили выше, в некоторых журнала учета и книгах учета форма и содержание граф установлено нормативно. Отступать от установленного нельзя.

Вы можете заказать здесь журналы регистрации и учета, новые, толстые, хорошего качества. Доставка по РФ. Посмотреть графы и развороты, заказать журналы >>”

Отличное качество, плотная обложка + ПВХ, чёткая разлиновка, правильные графы.

Доставка во все регионы РФ.

Вы в рубрике: ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ

Поделиться в соц сетях

Не согласившись с позицией ГИТ, наказанный работодатель обратился в суд, где настаивал, что нигде в законе не установлена, какой должна быть пломба.

Для чего он нужен?

Рабочее время – период, на протяжении которого сотрудник исполняет трудовые обязанности, учитывая требования локальных актов и должностной инструкции.

Оно напрямую влияет на расчет зарплаты, премиальных отчислений и характеризует исполнительность. По этим причинам учет должен производиться с максимальной точностью.

Решить поставленную задачу помогает журнал учета рабочего времени. Использовать его можно во всех организациях, независимо от вида и формы собственности.

Основное предназначение:

  • поддержания дисциплины;
  • контроля эффективности использования времени;
  • справедливого начисления оплаты труда;
  • фиксирования времени простоя;
  • отражение количества дней болезней, прогулов;
  • определения сверхурочных и т. д.

Книга содержит информацию о времени, фактически отработанном сотрудниками. Законодательство предусматривает норму – 40 часов в неделю, но предприятия самостоятельно определяют режим работы и обеденное время.

Журнал помогает контролировать оптимальную продолжительность.

В нем также отмечаются:

  • прогулы;
  • опоздания;
  • задержки.

На основании вводимых сведений производится начисление премий, назначается штраф за нарушение трудовой дисциплины, а также вносится информация в табель.

Формулу расчета рабочего времени вы найдете тут.

поддержания дисциплины;.

Добавить комментарий