Журнал кассира-операциониста. Форма КМ-4. Правила заполнения

На кого возложить обязанность по заполнению

Журнал заполняет работник предприятия, который назначен ответственным за его ведение. В качестве такового может выступать администратор, специалист отдела бухгалтерии или главный бухгалтер, сам руководитель организации и т.д.

Информация в журнал вносится обычно в начале и конце дня, при этом кассир, сидящий за кассой, в обязательном порядке должен в нем расписываться.

Своей подписью он подтверждает достоверность включенных в журнал сведений.

наименование организации, ее адрес, а также справа коды ОКУД, ОКПО, ОКПД, номер ИНН;.

Как заполнять журнал кассира-операциониста (Форма КМ-4).

02-11-2010

Журнал кассира-операциониста является первичным учетным документом по бухгалтерскому учету денежных средств (в нем фиксируются данные о поступившей выручке). В данной статье мы расскажем, как заполнять журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4).

Перед началом работы журнал кассира-операциониста необходимо зарегистрировать в налоговой инспекции. Для этого пронумеруйте каждую страницу журнала и прошнуруйте его. На последней странице сделайте запись: “Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью __ листов”, заверив ее подписями руководителя и главного бухгалтера.

В журнале кассира-операциониста отражаются только те поступления денег, которые прошли через кассовый аппарат. В журнал записываются показания счетчиков ККТ на начало и окончание рабочего дня (Z-отчет). Разница между этими показателями и является дневной выручкой.

Основанием для внесения записи в этот журнал является Z-отчет, снимать который нужно после окончания рабочего дня (смены).

Новый журнал кассира-операциониста нужно оформлять только при полном заполнении старого, но если старый журнал сильно износился или был поврежден, то можно завести новый.

Если при заполнении журнала кассира-операциониста была допущена ошибка, то при ее исправлении необходимо соблюдать определенные правила. При исправлении нельзя пользоваться корректирующей жидкостью, так же как и указывать правильные данные поверх старых. Исправления вносятся так: неправильная запись зачеркивается одной чертой, рядом делается отметка “исправлено” с указанием правильных сумм. Внесенные правки заверяются подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера.

Обратим подробное внимание, как оформляется возврат денежных средств покупателям, а также оприходуются чеки, ошибочно пробитые кассиром (на неправильные суммы).

  • 1) Покупатель должен обязательно предоставить чек.
  • 2) Чек должен быть за текущую смену и Z-отчет еще не должен быть снят или запись в журнале кассира-операциониста еще не сделана.
  • 3) Никакие чеки возврата или тому подобное на кассе не пробивается!
  • 4) Чек прикладывается к акту по форме КМ-3. Акт по форме КМ-3 представляет собой документ, в котором Вы должны будете указать номера и суммы чеков, по которым были возвращены денежные средства покупателям или которые были ошибочно пробиты кассиром. Акт составляется в одном экземпляре, к нему прилагаются все чеки, по которым был произведен возврат, подписывается кассиром, членами комиссии и сдается на хранение в бухгалтерию. Подписи налогового инспектора или мастера ЦТО на форме КМ-3 не требуются.
    Скачать Форму КМ-3 (Акт о возврате денежных средств покупателям (клиентам) по неиспользованным чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам).

В случае, если кассир случайно пробил чек не на ту сумму, то чек откладывается для оформления формы КМ-3, а покупателю пробивается новый чек. Ошибочные чеки не терять! Если в чеке пробивалось несколько покупок, но одна из них неправильная и чек уже пробит, то его нужно отложить в сторону для оформления формы КМ-3 на весь чек, а покупателю пробить новый чек.

Теперь остановимся подробнее на заполнении самого журнала кассира-операциониста.
Обращаем внимание на тот факт, что при заполнении журнала кассира-операциониста мы придерживаемся правила: «чем проще для налоговой, тем лучше». Не претендуем на то, что это абсолютно правильно, но, как показала практика, это решает много проблем как при проведении проверок, так и при снятии ККМ с учета. Заполнение журнала кассира-операциониста производится только на основании Z-отчетов.

Итак, Вы закончили смену и сняли Z-отчет.

Переходим к заполнению журнала.

Графа 1: Дата (смена)
Записывается дата смены, которая указана в Z-отчете.

Графа 2: Номер отдела (секции)
Записывается номер отдела (данная запись делается, если есть разбивка на отделы или секции). Практически, никогда не заполняется, чтобы не вносить путаницу в цифры.

Графа 3: Фамилия, Имя, отчество кассира.
Записывается ФИО кассира. Если кассир один и тот же, то можно записать один раз верхней части листа, а дальше, до окончания листа, ставить —-//—-.

Графа 4: Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены).
Записывается порядковый номер Z- отчета (его можно прочитать на самом Z-отчете).

Графа 5: Показания контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика.
По поводу этой графы очень много разногласий. Кто-то рекомендует записывать количество продаж за смену, кто-то – порядковый номер Z- отчета (как в графе 4), кто-то считает, что это техническая графа. Рекомендуем не заполнять вообще. Налоговики, как правило, не обращают на нее внимание, т.к. она не несет никакого финансового и налогового смысла. Мы рекомендуем не заполнять ее.

Графа 6: Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены) сумма, руб. коп.
Указывается необнуляемый итог на конец предыдущей смены (информацию для занесения в эту графу надо смотреть на Z-отчете за предыдущий день). Эта сумма должна совпадать с суммой, указанной в Графе 9 за предыдущую смену.

Графа 7: Подпись кассира.
Тут все ясно. Обязательно за каждую смену.

Графа 8: Подпись администратора.
Тут тоже все ясно. Обязательно за каждую смену.

Графа 9: Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены) сумма, руб. коп.
Записывается необнуляемый итог на конец смены (данные для занесения в эту графу надо смотреть на Z-отчете за текущую смену).

Графа 10: Сумма выручки за рабочий день (смену), руб. коп.
Заносится выручка за день, пробитая по ККМ (данная сумма так же будет напечатана на Z-отчете.) Сумма в Графе 10 также может быть подсчитана по формуле:
Графа 10 = Графа 9 – Графа 6
ВАЖНО! Обязательно проверьте, что значение, полученное по формуле совпадает со значением по Z-отчету. Если не совпадает, то Вы допустили ошибку, либо что-то не так. Обязательно разберитесь в проблеме, либо свяжитесь со специалистами ЦТО по телефону (495) 368-76-31. Они проведут необходимую проверку правильности показаний счетчиков.

Графа 11: Сдано наличными, руб. коп.
Записывается сумма, фактически сданных наличных денежных средств в главную кассу организации в конце смены. Если не было оплат по кредитным карточкам и не было возврата покупателям или ошибочно пробитых чеков, но значение Графы 11 = Графе 10 В общем случае, значение Графы 11 вычисляется по формуле:
Графа 11 = Графа 10 – Графа 13 – Графа 15

Графа 12: Оплачено по документам, количество.
Отражается количество розничных продаж по платежным документам (по кредитным картам, чеками и т.д.), т.е не за наличные деньги. Хотим отметить, что отгрузки организациям по счетам, оплаченным по безналичному расчету не относятся к розничной торговле и не отражаются в журнале кассира-операциониста.

Графа 13: Оплачено по документам, сумма, руб. коп.
Записывается пробитая сумма по платежным документам (по кредитным картам, чеками и т.д.), указанным в Графе 12.

Графа 14: Сдано всего, руб. коп.
Отражается общая сумма денежных средств (как наличных, так и по кредитным картам) сданных в главную кассу за смену. Если не было ошибочно пробитых чеков и возврата денежных средств покупателям, то Графа 14 = Графа 10. Если есть ошибочно пробитые чеки или возвраты денежных средств покупателям (но только за текущую смену и оформленные Актом по форме КМ-3), то
Графа 14 = Графа 10 – Графа 15

Графа 15: Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, руб. коп.
Отражается сумма, возвращенная покупателям или ошибочно пробитая кассиром в течение смены и обязательно оформленная актом по форме КМ-3.
ВНИМАНИЕ!Кассовый чек на возврат не пробивается. Вернуть покупателям деньги можно только по кассовым чекам, пробитым за текущую смену и предоставленным покупателем. В противном случае возврат оформляется через главную кассу предприятия через Расходный кассовый ордер.

Графа 16: Подпись на конец рабочего дня (смены) кассира.
Обязательно подписывать на каждую смену.

Графа 17: Подпись на конец рабочего дня (смены) администратора.
Обязательно подписывать на каждую смену.

Графа 18: Подпись на конец рабочего дня (смены) руководителя.
Обязательно подписывать на каждую смену. Допускается подписывать Графу 17 и Графу 18 одной подписью.

Образец заполнения журнала кассира-операциониста для приведенного ниже случая:


19.11.2010:кассовый аппарат зарегистрирован в налоговой инспекции и установлен на торговой точке.

20.11.2010: была закрыта смена, снят Z-отчет № 0002. Сумма выручки согласно Z-отчету составила 13550-00. Сумма накопительного (необнуляемого) итога составила 13551-11.

За время смены покупателями товар не возвращался, ошибочных чеков не было, по кредитным картам оплаты не было.

  • В Графе 1 пишем «20.11.10»
  • В Графе 2: “ — “
  • В Графе 3: ФИО кассира
  • В Графе 4: «0002»
  • В Графе 5: “ — “
  • В Графе 6: «1-11»
    записывается необнуляемый итог с Z-отчета за прошлую смену (Z-отчет № 0001 снимается при регистрации в налоговой инспекции на сумму 1-11).
  • В Графе 7 и Графе 8 подписи.
  • В Графе 9: «13551-11»
    указывается указывается необнуляемый итог, взятый из Z-отчета за сегодняшнюю смену.
  • В Графе 10: «13550-00»
    Рассчитываем по формуле:
    Графа 10 = Графа 9 – Графа 6
    13551,11 – 1,11 = 13550,00
    Проверяем с выручкой за смену (берем из Z-отчета) Если они совпадают, то все правильно и ошибок нет.
  • В Графе 11: «13550-00»
    Т.к. не было оплат по картам, возвратов покупателям и ошибочно пробитых сумм, то Графа 11 = Графа 10 – Графа 13 – Графа 15 = 13550,00 – 0,00 – 0,00 = 13550,00
  • В Графе 12 “ — “
    (Оплат по картам не было)
  • В Графе 13 “ — “
    (Оплат по картам не было)
  • В Графе 14: «13550-00»
    Т.к. не было оплат по картам, то
    Графа 14 = Графа 10 – Графа 15 = 13550,00 – 0,00 = 13550,00
  • В Графе 15 “ — “
    (возвратов покупателям и ошибочно пробитых сумм)
  • В Графе 16, 17 и 18 – подписи.
Читайте также:  Возврат госпошлины при отказе от иска - понятная инструкция

21.11.2010: Торговли не было. Чеки не пробивались. Z-отчет не снимается. Записи в журнале кассира-операциониста не делаются.

22.11.2010: Торговли не было. Чеки не пробивались. Z-отчет не снимается. Записи в журнале кассира-операциониста не делаются.

23.11.2010: была закрыта смена, снят Z-отчет № 0003. Сумма выручки согласно Z-отчету составила 200-00. Сумма накопительного (необнуляемого) итога составила 13751-11.

За время смены покупателями товар не возвращался, ошибочных чеков не было, по кредитным картам оплаты не было. Кассир не изменился.

  • В Графе 1 пишем «23.11.10»
  • В Графе 2: “ — “
  • В Графе 3: “ — “
  • В Графе 4: «0003»
  • В Графе 5: “ — “
  • В Графе 6: «13551-11»
    записывается необнуляемый итог с Z-отчета за прошлую смену (за 20.11.2010).
  • В Графе 7 и Графе 8 подписи.
  • В Графе 9: «13751-11»
    указывается указывается необнуляемый итог, взятый из Z-отчета за сегодняшнюю смену.
  • В Графе 10: «200-00»
    Рассчитываем по формуле:
    Графа 10 = Графа 9 – Графа 6
    13751,11 – 13551,11 = 200,00
    Проверяем с выручкой за смену (берем из Z-отчета)
    Если они совпадают, то все правильно и ошибок нет.
  • В Графе 11: «200-00»
    Т.к. не было оплат по картам, возвратов покупателям и ошибочно пробитых сумм, то Графа 11 = Графа 10 – Графа 13 – Графа 15 = 200,00 – 0,00 – 0,00 = 200,00
  • В Графе 12 “ — “
    (Оплат по картам не было)
  • В Графе 13 “ — “
    (Оплат по картам не было)
  • В Графе 14: «200-00»
    Т.к. не было оплат по картам, то
    Графа 14 = Графа 10 – Графа 15 = 200,00 – 0,00 = 200,00
  • В Графе 15 “ — “
    (возвратов покупателям и ошибочно пробитых сумм)
  • В Графе 16, 17 и 18 – подписи.

24.11.2010: была закрыта смена, снят Z-отчет № 0004. Сумма выручки согласно Z-отчету составила 20516-00. Сумма накопительного (необнуляемого) итога составила 34267-11.

Во время смены покупателем был возвращен товар, купленный в эту смену, сумма чека составила 5154,00. По кредитным картам оплаты не было. Кассир не изменился.

  • В Графе 1 пишем «24.11.10»
  • В Графе 2: “ — “
  • В Графе 3: “ — “
  • В Графе 4: «0004»
  • В Графе 5: “ — “
  • В Графе 6: «13751-11»
    записывается необнуляемый итог с Z-отчета за прошлую смену (за 23.11.2010).
  • В Графе 7 и Графе 8 подписи.
  • В Графе 9: «34267-11»
    указывается указывается необнуляемый итог, взятый из Z-отчета за сегодняшнюю смену.
  • В Графе 10: «20516-00»
    Рассчитываем по формуле:
    Графа 10 = Графа 9 – Графа 6
    34267,11 – 13751,11 = 20516,00
    Проверяем с выручкой за смену (берем из Z-отчета)
    Если они совпадают, то все правильно и ошибок нет.
  • В Графе 11: «15362-00»
    Т.к. не было оплат по картам, возвратов покупателям, но были возвраты денег покупателям, то
    Графа 11 = Графа 10 – Графа 13 – Графа 15 = 20516,00 – 0,00 – 5154,00 = 15362,00
  • В Графе 12 “ — “
    (Оплат по картам не было)
  • В Графе 13 “ — “
    (Оплат по картам не было)
  • В Графе 14: «15362-00»
    Т.к. не было оплат по картам, но были выплаты покупателям, то
    Графа 14 = Графа 10 – Графа 15 = 20516,00 – 5154,00 = 15362,00
  • В Графе 15 “ 5154-00 “
    (сумма возвратов покупателям и ошибочно пробитых сумм)
  • В Графе 16, 17 и 18 – подписи.

25.11.2010: была закрыта смена, снят Z-отчет № 0005. Сумма выручки согласно Z-отчету составила 3000-00. Сумма накопительного (необнуляемого) итога составила 37267-11.

За время смены покупателями товар не возвращался, ошибочных чеков не было. Была произведена одна оплата кредитной картой на сумму 500 рублей. Кассир не изменился.

  • В Графе 1 пишем «25.11.10»
  • В Графе 2: “ — “
  • В Графе 3: “ — “
  • В Графе 4: «0005»
  • В Графе 5: “ — “
  • В Графе 6: «34267-11»
    записывается необнуляемый итог с Z-отчета за прошлую смену (за 24.11.2010).
  • В Графе 7 и Графе 8 подписи.
  • В Графе 9: «37267-11»
    указывается указывается необнуляемый итог, взятый из Z-отчета за сегодняшнюю смену.
  • В Графе 10: «3000-00»
    Рассчитываем по формуле:
    Графа 10 = Графа 9 – Графа 6
    37267,11 – 34267,11 = 3000,00
    Проверяем с выручкой за смену (берем из Z-отчета)
    Если они совпадают, то все правильно и ошибок нет.
  • В Графе 11: «2500-00»
    Т.к. не была оплата по кредитной карте, но возвратов покупателям не было, то
    Графа 11 = Графа 10 – Графа 15 –Графа 13 = 3000,00 – 0,00 – 500,00 =2500,00
  • В Графе 12 “ 1 “
    (Количество оплат по картам)
  • В Графе 13 “ 500,00 “
    (Сумма оплат по картам)
  • В Графе 14: «3000-00»
    Графа 14 = Графа 10 – Графа 15 = 3000,00 – 0,00 = 3000,00
  • В Графе 15 “ — “
    (сумма возвратов покупателям и ошибочно пробитых сумм)
  • В Графе 16, 17 и 18 – подписи.

Новый журнал кассира-операциониста нужно оформлять только при полном заполнении старого, но если старый журнал сильно износился или был поврежден, то можно завести новый.

Заполнение журнала кассира-операциониста (форма КМ-4) при многосменной работе

Как заполняется Журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) при условии, что на одном кассовом аппарате работают 24 часа в сутки три разные смены?

Основными документами, регламентирующими оформление первичной документации при использовании контрольно кассовой техники, являются Типовые правила эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением (письмо Минфина РФ от 30.08.1993 N 104) (далее – Типовые правила) и постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132, которым утверждены актуальные формы первичных документов и указания по их заполнению.

В настоящее время в качестве книги кассира-операциониста используется форма КМ-4 “Журнал кассира-операциониста”.

Согласно п. 6.1 Типовых правил при закрытии предприятия или по прибытии инкассатора, если он по графику прибывает до закрытия предприятия, кассир должен:

– подготовить денежную выручку и другие платежные документы;

– составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру (или непосредственно инкассатору банка).

Представитель администрации в присутствии кассира снимает показания секционных и контрольных счетчиков (регистров).

Отчетные ведомости показаний на конец рабочего дня вписываются в “Книгу кассира-операциониста”.

После снятия показаний счетчиков (регистров) либо распечатки, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в “Книге кассира-операциониста” и скрепляется подписями кассира и представителя администрации.

Применяемые в настоящее время формы КМ-4 и КМ-6 (Справка-отчет кассира-операциониста) и указания по их заполнению предусматривают возможность их заполнения не только по окончании рабочего дня, но и по окончании смены. Соответственно, при работе кассиров в несколько смен показания контрольных счетчиков (Z-отчет), на основании которых заполняются указанные формы, должны сниматься по окончании каждой смены.

То есть, если в Вашей организации предусмотрена работа в три смены в течение одних суток, то организация должна снимать три Z-отчета и каждый из Z-отчетов должен быть занесен отдельной строкой в журнал кассира-операциониста (КМ-4). Таким образом, каждый кассир-операционист заполняет форму КМ-4 за свою смену.

Порядок заполнения граф формы КМ-4 сводится к следующему.

1) Графа 1″Дата (смена)”

В данной графе проставляется дата снятия Z-отчета. Если на одном кассовом аппарате работают в три смены и разные кассиры, то надо вносить три отдельных строки от одной даты. Полагаем, что указание в данной графе на слово “смена” позволяет после проставления даты в скобочках проставить номер смены. Например, 01.10.2013 (1), 01.10.2013 (2), 01.10.2013 (3).

Читайте также:  Образец приказа о создании комиссии для проведения служебного расследования

2) Графа 2 “Номер отдела (секции)”

В данной графе указываются номера отделов, на которые пробивались суммы за данную смену. Полагаем также, что данная графа может быть и не заполнена.

3) Графа 3 “Фамилия, имя, отчество кассира”

В данной графе указывается Ф.И.О. кассира. В Вашем случае указывается фамилия кассира, работающего в соответствующую смену.

4) Графа 4 “Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены)”

Здесь указывается порядковый номер Z-отчета, который указан на самом Z-отчете.

5) Графа 5 “Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика”

В данной графе копируются данные из графы 4.

6) Графа 6 “Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены)”

Здесь указывается накопленная сумма (итог) на начало смены – сумма всех пробитых на кассовом аппарате денежных средств за весь период его существования.

Показания за предыдущую смену берутся из графы 9.

7) Графы 7 и 8 “подпись кассира и администратора”

В этих графах проставляются, соответственно, подписи кассира и администратора.

9) Графа 9 “Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены)”

В этой графе проставляется нарастающим итогом накопленная денежная сумма в конце каждой рабочей смены. Это сумма денежных средств из графы 6 плюс выручка за смену. Выручка за смену берется из соответствующего Z-отчета.

10) Графа 10 “Сумма выручки за рабочий день (смену)”

Здесь указывается сумма выручки за смену. Сумму выручки можно взять из Z-отчета или из графы 11 (наличная выручка), графы 12 (безналичная выручка), графы 15 (возвращенные денежные средства).

11) Графа 11 “Сдано наличными”

В этой графе указывается только сумма наличных денежных средств.

12) Графа 12 “Оплачено по документам, количество”

Здесь указывается количество безналичных платежей (по банковским картам т.д.) за смену.

13) Графа 13 “Оплачено по документам, сумма”

В данной графе указывается сумма безналичных платежей за смену. Данная сумма может быть указана в Z-отчете.

14) Графа 14 “Сдано всего”

Здесь указывается сумма наличных и безналичных платежей за смену за минусом возвратов.

15) Графа 15 “Сумма возвратов”

В этой графе указывается сумма возвратов за смену.

16) Графа 16 “Подпись кассира”

Здесь ставится подпись кассира, после заполнения всех граф журнала кассира-операциониста и справки-отчета кассира-операциониста (форма КМ-6).

17) Графа 17 “Подпись администратора”

Здесь ставится подпись администратора после принятия наличных денежных средств от кассира за смену.

18) Графа 18 “Подпись руководителя”

В этой графе расписывается руководитель после завершения каждой смены.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Пивоварова Марина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем

3 октября 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

17 Графа 17 Подпись администратора.

Зачем нужна и у кого должна быть книга кассира-операциониста (форма КМ-4)

Журнал кассира-операциониста утвержден постановлением Госкомитета статистики от 25.12.1998 № 132 (далее — постановление № 132), его также называют унифицированной формой КМ-4. Обязанность ведения журнала при применении ККМ закреплена в типовых правилах, содержащихся в письме Минфина от 30.08.1993 № 104. Но эти правила утратили актуальность в связи с принятием нового закона об использовании ККМ, согласно которому большинство хозсубъектов с 01.07.2017 обязаны использовать обновленные модели кассовой техники, способной передавать информацию налоговикам о расчетах с покупателями в онлайн-режиме.

О применении онлайн-касс плательщиками УСН читайте в этой статье.

В новой редакции закона «О ККТ» нет информации о необходимости применения унифицированных форм, в связи с чем использование книги кассира-операциониста при работе с онлайн-кассой необязательно. Такое же мнение высказал и Минфин в своем письме от 16.06.2017 № 03-01-15/37692. Но компании и ИП вправе самостоятельно вести данный регистр для учета и контроля поступившей выручки.

Какие документы необходимо оформлять при работе с онлайн-ККТ, вы можете узнать в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Постановлением № 132 было предусмотрено, что журнал заполняется работающим за кассой сотрудником, который обслуживает клиентов (принимает от них деньги в качестве оплаты за товар или услуги) при помощи контрольно-кассовой машины (далее — ККМ). Этим же документом было предусмотрено, что он должен храниться у руководителя (заведующего) или главного (старшего) бухгалтера, а перед началом смены выдаваться кассиру.

Форму журнала КМ-4 вы можете скачать на нашем сайте.

В данном регистре кассир ежедневно должен был записывать показания, снятые с ККМ. Также этот журнал служил для контроля соответствия остатка в кассе с тем, что числится в машине.

Какие документы необходимо оформлять при работе с онлайн-ККТ, вы можете узнать в Готовом решении от КонсультантПлюс.

Срок хранения

Полностью завершенный журнал КМ-4 следует хранить на протяжении 5 (пяти) лет в архиве хозяйствующего субъекта, использующего ККТ, поскольку этот регистр, как уже говорилось ранее, фактически привязан к конкретному устройству ККТ.

Однако хранение заполненного журнала утратило свой практический смысл после внедрения устройства ЭКЛЗ, обеспечивающего электронную регистрацию всех совершаемых транзакций.

С 01.01.2017 во все аппараты ККТ стали устанавливать так называемые фискальные накопители, пришедшие на смену устройствам ЭКЛЗ.

Форма КМ-4 ежедневно заполняется уполномоченным работником хозяйствующего субъекта, действующим по специально разработанной инструкции, только в том случае, если кассовые операции реально осуществлялись на протяжении рабочей смены рабочего дня.

Журнал кассира-операциониста: назначение, требования и правила ведения

Сам журнал представляет собой форму КМ-4. Форма состоит из двух листов. На двух листах формы содержится 18 граф, каждую из которых и необходимо заполнить.

Журнал кассира-операциониста форма КМ-4 – бланк для заполнения находится по этой ссылке.

Подпись кассира и администратора в графах 7 и 8.

Какие документы не нужны при онлайн-кассе

Согласно письму ФНС России от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059@ необязательными для оформления являются 9 унифицированных документов:

  1. Форма № КМ-1 — акт о переводе показаний счетчиков ККТ.
  2. Форма № КМ-2 — акт о снятии показаний контрольных счетчиков ККМ при сдаче кассы в ремонт и при возвращении ее в компанию.
  3. Форма № КМ-3 — акт о возврате денег клиенту.
  4. Форма № КМ-4 — журнал кассира-операциониста.
  5. Форма № КМ-5 — журнал регистрации ККТ, функционирующих без кассира-операциониста.
  6. Форма № КМ-6 — справку-отчет.
  7. Форма № КМ-7 — сведения о счетчиках ККТ и объеме выручки компании.
  8. Форма № КМ-8 — журнал вызовов технических специалистов.
  9. Форма № КМ-9 — акт о проверке наличных денег кассовом аппарате.

Обязательными документами при онлайн-кассе остались:

  • кассовая книга (ИП ведут по желанию);
  • ПКО и РКО.

Кассовая книга отражает данные о приходе и расходе наличных средств. В ней фиксируются реквизиты ПКО и РКО, получателя, и того, кто вносит средства.

Журнал кассира-операциониста является необязательной формой заполнения согласно письму ФНС России от 26.

Как восстановить потерянный Z-отчет

Существует два способа восстановления отчета:

  1. По фискальной памяти. Для этого необходимо получить пароль от инспектора, в противном случае касса может быть заблокирована. Предоставленные сведения охватят лишь суммарную выручку, а не единичные значения.
  2. С помощью ЭКЛЗ. Получить информацию можно только при изъятии блока, который должен меняться каждый год. Однако это позволит получить подробную информацию о каждой покупке.

Однако прежде, чем делать это — необходимо уведомить руководство.

Получить информацию можно только при изъятии блока, который должен меняться каждый год.

Как заполнять журнал кассира-операциониста в 2019 году

Бланк журнала кассира-операциониста по форме КМ-4

• Скачать актуальный бланк КМ-4 (формат Excel).

Журнал кассира операциониста — это особый регистр, он составляется по унифицированной форме КМ-4, и предназначен для учёта поступления и сдачи выручки организации или предприятия, а также для отражения контрольных показателей отчетов.Такой документ составляется на каждый отдельный кассовый аппарат. Ведение его возложено на уполномоченных должностных лиц, чаще всего кассиров. В их обязанности входит фиксация и снятие счётных показателей и запись их в журнале. Первый такой документ заводится с момента приобретения и регистрации нового кассового аппарата.

Если эти должности в лице одного человека значит, расписываться в обеих графах.

Как заполнить журнал кассира операциониста

Компании и предприниматели, которые в своей деятельности используют ККМ, вместе с ними должны обязательно вести такой регистр, как журнал кассира операциониста км 4. Данный отчет постоянно просят предоставить компетентные органы при проверках правильности отражения полученных доходов в виде наличной выручки.

Как заполнить журнал кассира операциониста.

Регистрация в налоговой

Форма КМ-4 – это книга учета всех операций, проводимых через конкретный кассовый аппарат, поэтому она оформляется в налоговой инспекции одновременно с постановкой контрольно-кассовой машины на регистрационный учет. При регистрации ККМ и кассового журнала необходимо иметь:

  • Заявление о постановке на учет ККМ.
  • Свидетельство о регистрации ИП или предприятия.
  • Договор аренды торговой площади.
  • Паспорт ККМ.
  • Договор, заключенный с Центром технического обслуживания ККТ.
  • Голограмму.
Читайте также:  ПФР Рязанская область, Скопин, ул. Ленина, 33: официальный сайт, адрес, телефоны, часы работы

Сама кассовая машина должна находиться в перечне разрешенной к использованию контрольно-кассовой техники, т. е. модель ККМ должна соответствовать Госреестру.

Если у предприятия несколько контрольно-кассовых машин, то и журналов будет заведено соответствующее количество. Каждая книга должна находиться в торговом зале рядом с аппаратом.

Информация о том, какой кассовый аппарат выбрать для ИП, приведена тут.

Правила ведения денежных расчетов, а также порядок оформления кассового журнала были установлены в 1993 году.

Порядок учёта кассовых данных

На каждый ККМ ведётся свой журнал кассира-операциониста. Рассчитывается один журнал примерно на 1000 дней, когда касса открывается и закрывается. После этого заводится новая книга учёта.

Рассчитывается один журнал примерно на 1000 дней, когда касса открывается и закрывается.

Порядок ведения Журнала кассира – операциониста (по форме КМ-4)

Журнал применяется для учёта операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации или индивидуального предпринимателя, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счётчиков.

В конце рабочего дня (смены ) кассир составляет кассовый отчёт и вместе с ним сдаёт выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру.

После снятия показаний счётчиков, проверки фактической суммы выручки делается запись в Журнале кассира – операциониста которая подтверждается подписями кассира, старшего кассира, и администратора организации.

При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с выручкой выясняется причина расхождения, а суммы выявленных недостач или излишков заносятся в соответствующие графы Журнала кассира – операциониста.

Все записи в журнале ведутся кассиром – операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира – операциониста, руководителя и главного бухгалтера.

На обложке журнала необходимо указать реквизиты организации (ИП), коды, информацию о контрольно-кассовой машине, период на который заводится журнал, должность, фамилию, имя, отчество лица, ответственного за ведение журнала.

Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера организации и печатью.

ОФОРМЛЕНИЕ ВОЗВРАТА ДЕНЕГ В ДЕНЬ ПОКУПКИ

Если возврат денег за товар покупателю производится в тот же день, что и покупка товара (до закрытия смены и снятия Z-отчёта), то в этом случае возврат денежной суммы производится из операционной кассы организации по чеку, выданному в данной кассе, и только при наличии на чеке подписи директора (заведующего) или его заместителя. При этом на сумму возврата в одном экземпляре оформляется акт о возврате товара по форме № КМ-3.

Данный акт составляется на основании чеков, возвращенных покупателями (клиентами), либо на основании ошибочно пробитых чеков. Погашенные (первоначальные) чеки наклеиваются на лист бумаги и вместе с актом по форме № КМ-3 сдаются в бухгалтерию (где они должны храниться при текстовых документах за данное число).

Суммы, выплаченные по возвращенным покупателями и неиспользованным кассовым чекам, записываются в журнал кассира – операциониста (графа 15) и на итоговую сумму уменьшается сумма выручки за данный день.

Приём от покупателя возвращённого товара оформляется накладной, которая составляется в двух экземплярах, один из которых прикладывается к товарному отчёту, а другой экземпляр передаётся покупателю и является основанием для получения денежной суммы за возвращённый товар.

ВОЗВРАТ ДЕНЕГ В ДРУГОЙ ДЕНЬ (НЕ В ДЕНЬ ПОКУПКИ)

Если возврат денег за товар производится не в день покупки (по истечении рабочего дня после закрытия продавцом смены и снятия Z – отчёта), то этом случае организациям следует руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утверждённым решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993г № 40.

В соответствии с п.5 ст. 18 Закона РФ от 07.02.92 № 2300-1 «О защите прав потребителей» при возврате потребителем товара ненадлежащего качества отсутствие у него кассового чека не является основанием для отказа в удовлетворении его требований (расторжение договора купли-продажи и возврата денег). Для целей определения полноты оприходования выручки возврат товара ненадлежащего качества может быть произведён без предъявления покупателем кассового чека, но только в том случае, если установлен факт и условия покупки, и он доказан покупателем.

Фактом, удостоверяющим покупку, в данном случае могут являться другие документы, подтверждающие покупку, такие как товарный чек, гарантийный талон и т.д. В случае отсутствия у потребителя указанных документов это не лишает его возможности ссылаться на свидетельские показания в подтверждение факта и условий покупки.

Фактом, подтверждающим покупку, может служить контрольная лента, которая должна храниться в течение сроков, установленных для первичных учётных документов, но не менее 5 лет.

В этом случае возврат денег осуществляется только из главной кассы организации на основании письменного заявления покупателя с указанием фамилии, имени, отчества и только при предъявлении паспорта или документа его заменяющего. Для возврата денег покупателю из главной кассы организации составляется расходно-кассовый ордер (форма № КО-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88) также с обязательным указанием фамилии, имени, отчества покупателя и его паспортных данных или иного документа, удостоверяющего личность.

Все записи в журнале ведутся кассиром – операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок.

Почему отменили журнал кассира-операциониста

Журнал кассира-операциониста больше не нужен, так как налоговики получают информацию о пробитых чеках напрямую от онлайн-ККТ. То есть, когда вы пробиваете чек, его данные автоматически поступают в ФНС.

Журнал кассира-операциониста требовался, когда вы применяли обычные кассы, которые не имели доступ в интернет. В документ вы заносили все данные о выручке и выданных деньгах по Z-отчетам. Также надо было указывать на каждое число показания кассы при открытии смены, денежную выручку, а также выручку по картам за день, затем показания кассы на конец дня.

Журнал кассира-операциониста использовали налоговики для контроля за работой компаний и ИП. При проверке ИФНС требовала журналы, чтобы сравнить выручку, которую вы отразили в учете и в первичных документах, с информацией из кассовых документов. Если вы не учли выручку или записали в учете не в тот день, инспекторы могли оштрафовать компанию на 50 000 руб. за нарушенные кассовый порядок и кассовую дисциплину (ч. 1 ст. 15.1 КоАП). Таким образом журнал кассира-операциониста выступал как средство контроля за учетом выручки налогоплательщиков.

В настоящее время данные из онлайн-касс поступают в ФНС, поэтому для проверки налоговикам больше не нужен журнал кассира-операциониста. Ваши учетные данные инспекторы сверяют с информацией из своей базы, которую формируют на основе онлайн-чеков.

Налоговики не вправе требовать у вас этот журнал, но вы можете его вести по собственному усмотрению.

Заполнение журнала кассира-операциониста

Основное назначение журнала кассира-операциониста — это сохранение в письменной форме информации о выручке, полученной при работе на кассовом аппарате. Информация о выручке распечатывается в Z-отчете. Следовательно, КМ-4 заполняется на основании именно Z-отчетов. После снятия отчета и проверки фактической суммы выручки делается запись в журнале кассира-операциониста, которая подтверждается подписями кассира, старшего кассира и администратора организации.

Основное назначение журнала кассира-операциониста — это сохранение в письменной форме информации о выручке, полученной при работе на кассовом аппарате. Информация о выручке распечатывается в Z-отчете. Следовательно, КМ-4 заполняется на основании именно Z-отчетов. После снятия отчета и проверки фактической суммы выручки делается запись в журнале кассира-операциониста, которая подтверждается подписями кассира, старшего кассира и администратора организации.

Все записи в журнале делаются кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Исправления в журнале недопустимы. Если была сделана ошибка, то зачеркивается вся строка целиком и ниже записываются правильные значения. Все операции подобного рода должны согласовываться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации. На каждое такое действие желательно составлять внутренний акт в произвольной форме.

Во всех отчетах, независимо от того, на какой ККМ их распечатали, будут присутствовать основные реквизиты: сумма выручки, дата, номер отчета, необнуляемый итог и другие, которые в обязательном порядке должны быть записаны в журнал кассира-операциониста. При этом вид таких отчетов может варьироваться в зависимости от модели кассовых аппаратов.

Теперь давайте подробно рассмотрим графы журнала и узнаем, что в них необходимо записывать.

Чтобы на чеке с Z-отчетом было проще найти эти данные, советуем внимательно ознакомиться с инструкцией вашего кассового аппарата. Если у вас нет опыта по работе с ККТ, то идеальным вариантом будет пройти обучение работе на той модели кассы, которая используется в вашей организации.

Во всех отчетах, независимо от того, на какой ККМ их распечатали, будут присутствовать основные реквизиты сумма выручки, дата, номер отчета, необнуляемый итог и другие, которые в обязательном порядке должны быть записаны в журнал кассира-операциониста.

Добавить комментарий