Электронная трудовая книжка с 2020 года: 9 плюсов и 6 минусов

Старое в новом формате?

Электронная трудовая книжка – это не то же самое, что бумажная версия. По сути, это электронная информационная система, которую будет поддерживать Пенсионный фонд, и в которую будут вноситься данные о трудовой деятельности работников. В новой базе данных будет указаны такие сведения:

  • период и место трудовой занятости;
  • должность и квалификация;
  • дата приема или перевода на новую должность;
  • дата увольнения и причина;
  • основания прекращения трудового договора (статья ТК РФ).

Пенсионный фонд будет получать данные от работодателей (которых заставили направлять специальный отчет при любом движении кадров), а работник сможет в любой момент получить выписку из это базы данных.

С переходом на новую систему каждому работающему предложат выбирать из двух вариантов: перейти полностью на цифровой вариант, или сохранить бумажную версию (параллельно с электронной). Для отдела кадров двойной учет будет более сложным, так как нужно дублировать информацию на двух носителях. Но если человек привык к бумажным документам, его право не может быть нарушено.

При этом электронная трудовая будет создана для каждого работающего в обязательном порядке. Это поможет упростить как систему учета всех официально трудоустроенных людей, так и оперативно передавать и хранить информацию о стаже в ПФ РФ.

Все работодатели обязуются уведомить каждого своего подчиненного о необходимости сделать выбор до 30 июня 2020 года. Для этого каждому сотруднику под подпись выдается документ, в котором будет описана необходимость принятия решения. После изучения работник также в письменном виде подает заявление, в котором просит следующее:

  • вести учет только в электронном варианте и вернуть бумажную трудовую для домашнего хранения;
  • продолжить ведение бумажной трудовой параллельно с ведением электронной версии.

С 1 января 2021 года для всех работников, впервые выходящих на официальное место работы, будут открываться исключительно электронные трудовые книжки, ведение бумажных трудовых для них не предусмотрено.

Особое внимание стоит обратить на следующее: если работник сразу выберет электронную трудовую, вернуться к бумажной версии будет невозможно. Но если изначально было принято решение о сохранении бумажной, тогда в перспективе можно от нее отказаться и перейти только на электронный вариант.

С 1 января 2021 года для всех работников, впервые выходящих на официальное место работы, будут открываться исключительно электронные трудовые книжки, ведение бумажных трудовых для них не предусмотрено.

В целом, возможно выбрать один из трех вариантов, как отреагировать на нововведение:

1. Подать заявление работодателю с согласием о предоставлении трудовых сведений в соответствии с 66.1 статьей ТК РФ. Как следствие, гражданину вернут его бумажную книжку, а последующие изменения его рабочего стажа будут вестись электронно.

2. Направить аналогичное заявление, но с просьбой продолжить ведение трудовой книги в соответствии с 66 –ой статьей ТК РФ. Тогда записи о кадровых перемещениях будут вестись прежним образом как текущим работодателем, так и последующими.

3. Не подавать заявление работодателю. Тогда по умолчанию бумажная трудовая останется действующей и, вместе с тем, на сотрудника параллельно будет заведена электронная копия его трудовой.

Таким образом, за всеми работниками по трудовому договору сохраняется право оставить бумажную трудовую и переход на электронную книжку не обязателен.

Однако, права выбора впервые устроившиеся на работу граждане будут лишены. Им будет предоставлена только электронная трудовая книжка.

Однако, права выбора впервые устроившиеся на работу граждане будут лишены.

Переход на электронные трудовые книжки: что делать работодателю

Итак, как перейти на электронные трудовые книжки работодателю.

Во-первых, до 31.10.2020 нужно письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и их праве сохранить бумажную трудовую книжку (об этом праве мы расскажем чуть ниже).

Образец уведомления работников скачайте здесь.

ВАЖНО! Уведомление о переходе на электронные трудовые должно быть персональным. Делать общий документ, в котором предусмотрено проставление всеми работниками подписи об ознакомлении, чиновники не разрешают.

И самое главное, нужно зафиксировать факт согласия каждого работника на отказ от бумажной трудовой или наоборот его желание сохранить документ в привычном виде. Для этого с персонала нужно будет собрать соответствующие заявления. Форма — произвольная. Проще подготовить бланки и дать работникам их заполнить.

ВАЖНО! Взять заявление необходимо в любом случае: и если работник соглашается на электронную трудовую, и если он хочет сохранить бумажную. Бланки этих заявлений вы найдете здесь.

Собрать такие заявления нужно до 31.12.2020. Если работник не подал заявление до 2021 года по уважительной причине, например, был в отпуске, болел (другие основания см. в п. 6 ст. 2 закона № 439-ФЗ), он может сделать это позже, а работодатель должен продолжить вести его трудовую в традиционном бумажном виде.

Читайте также:  Выплаты за государственные награды Российской Федерации: кому положены, как получить

Во-вторых, надо сдавать в ПФР новый отчет СЗВ-ТД.

В 2020 году отчитываться нужно только за те месяцы, в которых имели место движения по кадрам или подача работниками заявлений о выборе между электронной и бумажной книжками.

Изначально на 2020 год был установлен общий для всех кадровых событий срок сдачи отчета — до 15-го числа следующего месяца. Однако эпидемия коронавируса внесла свои коррективы. Срок сдачи отчета на работников, принятых и уволенных с 1 по 27 апреля, назначили на 28.04.2020. Дальше по этим двум кадровым событиям надо отчитываться не позднее рабочего дня, следующего за изданием соответствующего приказа. По остальным событиям (переводы, повышения, пр.) срок сдачи формы не изменился (15-е число следующего месяца).

Такой порядок сохранится и в последующие годы. Собственно, его и предусматривали с 01.01.2021. Просто из-за вируса ввели в действие раньше.

Помимо отчетности для фонда предусмотрена и форма для выдачи работникам. С какой периодичностью и в какие сроки ее нужно составлять и выдавать сотрудникам, узнайте из Путеводителя от КонсультантПлюс «Сведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)».

Запасаться бланками для сдачи СЗВ-ТД не обязательно. Формировать отчеты можно автоматически с помощью соответствующего ПО, например, от 1С или других производителей программ для бухгалтерии и кадров. Также можно воспользоваться бесплатной программой от ПФР.

В-третьих, в течение 2020 года потребуется провести работу по изменению локальных нормативных актов, внести изменения в соглашения и коллективные договоры, чтобы привести их в соответствие с обновленным законодательством. Вероятно, потребуется какой-то регламент про сам алгоритм перехода на электронные трудовые, ЛНА о том, как вы будете вести электронные трудовые книжки.

Составить приказ о переходе на электронные трудовые книжки вам поможет эта статья.

Собственно, его и предусматривали с 01.

Какими плюсами обладает электронная трудовая книжка в 2020 году?

Логично, что введение цифровых аналогов физических документов, в первую очередь – направлено на упрощение работы с ними для большей эффективности и улучшения работы. Основными плюсами электронной трудовой книжки в 2020 году, согласно нашему опросу среди читателей сайта, являются:

  • Полное отсутствие физического носителя.

Так как все данные о стаже работника хранятся «в цифре» — документ практически невозможно испортить или безвозвратно утерять, что, на самом деле, являлось довольно частым явлением, которое влекло за собой множество неприятных моментов, как для самого работодателя, так и для владельца книги.

  • Нет необходимости брать и сдавать документ в случае необходимости.

С цифровой/электронной версией рассматриваемого документа, гражданину не нужно беспокоиться о получении и передаче трудовой книжки от одного работодателя к другому. Кроме того, сотрудники, находящиеся на удалённой работе — могут не заботиться об отправлении документа по почте.

  • Снижение объёма ошибок в данных и возможность их исправления.

Стоит отметить и тот факт, что заполнение формы СЗВ-ТД с использованием компьютеров – сводит к нулю формирование неточностей и ошибок в данных о кадровых мероприятиях. Однако, даже в том случае, если ошибки будут допущены – их легко можно исправить без каких-либо последствий.

  • Снятие ответственности за хранение документа с работодателя.

Переход на электронные трудовые – выгоден не только для сотрудников, но и для их нанимателей, которые не несут ответственности за хранение документа, ведь все данные хранятся в облаке или на удалённых серверах.

  • Нулевые расходы на хранение и обслуживание документации.

Так как физические/бумажные носители заменяются электронными/цифровыми аналогами – это ведёт к минимизации расходов на средства, которые обеспечивают сохранность книжек и всего, что требовалось ранее для их учёта. Кроме того, сотрудникам больше не нужно покупать эти самые трудовые, что было привычным делом в эпоху бумажных носителей.

  • Возможность удалённого оформления пенсии для граждан Российской Федерации.

Введение в документооборот электронных трудовых отпала и необходимость подтверждать их документально при оформлении пенсий. А это, в свою очередь, позволяет проводить все операции с документами дистанционно.

  • Прямая интеграция электронных документов с Госуслугами.

Ещё одним неоспоримым плюсом электронных трудовых книжек в 2020 году, является их интеграция с порталом Госуслуги, который позволяет оформить через Сеть широкий спектр полезных услуг, для получения которых сегодня достаточно «предъявить» рассматриваемый нами документ.

  • Осуществление аналитики для госучреждений и работодателей.
Читайте также:  Срок приобретательной давности в отношении движимого имущества

Хранение данных о трудовом стаже в единой компьютерной базе позволяет специалистам использовать различные высокоэффективные инструменты, позволяющие строить статистические и аналитические отчёты. При этом, данные действия смогут производить не только надзорные органы, но и сами работодатели.

  • Полная безопасность и конфиденциальность хранения информации.

Не будем сейчас углубляться в описание механизмов, софта и методов, используемых для защиты таких данных. Отметим только то, что благодаря всему этому – сотрудникам и работодателям можно не переживать за то, что их данные попадут к третьим лицам.

Технические ошибки и сбои.

Электронная трудовая книжка: всё, что нужно знать о переходе на неё в 2020 году

Остался месяц, чтобы успеть уведомить сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки. Команда Пачки разобралась, в чём плюсы и минусы нового формата привычного документа.

Согласно изменениям, внесенным в ТК РФ и вступившим в силу 01.01.2020 г., все работодатели должны уведомить до 30 июня 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде. При этом работодатель должен проинформировать работника о том, что тот имеет право сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.

С инициативой продлить этот срок из-за пандемии коронавируса до 30 сентября 2020 выступил глава Торгово-промышленной палаты (ТПП) Сергей Катырин. Пока вопрос находится на рассмотрении в Совете Федерации. Это значит, что уведомление по-прежнему должно быть направлено письменно работникам в срок до 30 июня.

Законодательно бланк не регламентирован, каждая компания должна составить его самостоятельно. Также для удобства мы предлагаем скачать БЛАНК УВЕДОМЛЕНИЯ для сотрудников, с простыми и доступными объяснениями (за основу взят разработанный бланк из приведенного в конце статьи источника: Журнала «Кадровые решения»).

Уведомили сотрудников: что делать дальше?

После уведомления работников до 31.12.2020 работодатели ждут:

  1. заявление в произвольной форме о ведении трудовой книжки только в электронном виде;
  2. заявление о продолжении ведения трудовой деятельности в бумажном виде;
  3. для тех, кто не подаст никакого заявления в течение 2020 года, нужно продолжать вести бумажную версию.

Образец электронной трудовой книжки

Несколько ссылок по теме.

Достоинства и недостатки ЭТК

Цифровой документ содержит в себе в полном объёме те же сведения, что и бумажный. Зашифрованная версия документа будет храниться в базе ПФР. Перед бумажными документами ЭКТ выигрывают тем, что они являются частью индивидуального лицевого счёта человека, который числится за ним в ПФР на протяжении всей его жизни.

p, blockquote 14,0,0,0,0 –>

Работнику будет открыт доступ к информационной системе ПФР. Он сможет отслеживать внесённые в неё работодателями сведения о периодах своей работы в режиме онлайн. Каждый человек сможет предоставлять сведения о своём стаже в электронном виде новым работодателям или банкам при запросе предоставления кредита. С введением ЭТК отпадает необходимость хранения бумажного документа и вероятность его потери.

p, blockquote 16,0,0,0,0 –>

Критики ЭТК относят к минусам цифровых документов вероятность сбоя работы информационной базы ПФР, что может привести к утрате персональных данных работников. Не исключается возможность их воровства хакерами.

p, blockquote 17,0,0,1,0 –>

При занесении сведений о работе сотрудников в электронный формат может сработать человеческий фактор. Никто не застрахован от ошибки исполнителя. ЭТК не нужно забирать при увольнении, поэтому у работников нет уверенности в правильности оформления работодателем соответствующей записи в цифровом документе.

p, blockquote 18,0,0,0,0 –>

Каждый человек сможет предоставлять сведения о своём стаже в электронном виде новым работодателям или банкам при запросе предоставления кредита.

Виртуальный стаж. Стоит ли переходить на электронные трудовые книжки

Россияне должны будут самостоятельно определиться, в какой форме будет фиксироваться их стаж.

Электронная трудовая книжка с 2020 года: плюсы и минусы

Сведения о трудовой деятельности граждан с 2021 года переходят в цифровой формат. Эта мера позволит избавиться от бумажного варианта трудовой книжки и для назначения пенсии получать сведения в автоматизированном порядке. Любое нововведение имеет свои плюсы и минусы. Разберем их в отношении электронной трудовой книжки в 2020 году.

Любое нововведение имеет свои плюсы и минусы.

Электронные трудовые книжки с 2020 года: что надо сделать работодателям

С 2020 года в России планируется ввести электронную трудовую книжку — новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. В связи с этим Пенсионный фонд выпустил подробные разъяснения относительно ее применения (информация размещена на сайте http://www.pfrf.ru/). Прокомментируем этот документ.

о внесении поправок в Федеральный закон от 01.

Как информация будет переноситься с бумажных носителей на электронные?

— Такой перенос информации не запланирован. Это повлекло бы дополнительную нагрузку как на работодателей, так и на Пенсионный фонд.

Читайте также:  Госпошлина за регистрацию прав на недвижимое имущество в 2020 году

Те работники, которые не напишут заявление о сохранении бумажного оформления трудовых книжек, получат их на руки. Всю ответственность за сохранность сведений с этого момента они возьмут на себя.

Однако я советую работодателям не спешить с оповещением в 2019 году.

Электронная трудовая книжка: плюсы и минусы. Переход на электронные трудовые книжки

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это новый формат документа, который вводится на территории РФ с 1 января 2020 года. В электронной трудовой книжке будут находиться те же сведения, которые есть в обычной трудовой книжке: места работы, должности, даты приема и увольнения сотрудника, и т.д.

В этой статье мы рассмотрим преимущества и недостатки цифровой версии трудовой книжки и расскажем о переходе на новый формат этого документа.

такую трудовую книжку невозможно потерять или испортить;.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка — документ, содержащий записи о трудоустройстве гражданина. Она отражает стаж и опыт работника, даёт сведения о его образовании, награждениях и благодарностях. И, наконец, позволяет работодателю отследить причины, по которым человека уволили с предыдущих мест работы.

Сами по себе трудовые книжки появились в России уже после революции 1917 года — до этого их роль выполнял Формулярный список о службе, который заполнялся и сшивался на длинных листах бумаги. В 20-е и 30-е годы XX века трудовые книжки (трудовые списки) в том или ином виде функционировали по всему СССР.

Трудовая книжка 1939 года

Эти документы не были обязательными, но часто выступали в роли удостоверения личности и подтверждали право на получение продовольственных карточек — а значит, граждане СССР были практически вынуждены обзавестись ими.

Чиновники считают, что отмена бумажных трудовых книжек поможет избавиться от проблем с логистикой и хранением, сократить расходы на кадровое делопроизводство в кадрах не надо будет хранить бумаги по 75 лет.

Оповестить работников о введении электронных трудовых книжек

В первую очередь необходимо донести до работников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого следует издать соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех работников. Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления работников с локальными нормативными актами. Каждый работник, ознакомившийся с текстом информационного сообщения, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок – 30 июня 2020 г. включительно (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Примерная форма информационного сообщения о возможности перехода на электронные трудовые книжки

Сведения о трудовой деятельности таких работников ведутся исключительно в электронном виде ч.

Для государства

Вебинар. Как перейти на ЭТК и как сдавать отчет?

Наш эксперт шаг за шагом описывает работу с электронными трудовыми книжками и отвечает на вопросы, которые могут возникнуть в процессе.

С 1 января 2020 года вводятся электронные трудовые книжки, но оформлять новые бумажные еще можно.

Разрешите доложить

Как будет осуществляться ведение электронных трудовых книжек гражданского персонала в воинских частях минобороны? В настоящее время доступ к сети интернет на территориях военных городков в воинских частях запрещен.

Иван Шкловец: Закон разрешает не передавать сведения в Пенсионный фонд России, если речь идет о государственной тайне. Что касается военнослужащих, то минтруд готовит сейчас особый порядок формирования таких сведений. И в ближайшее время он предложит, что с ними делать. Если это обычные вольнонаемные работники в частях, которые заключают трудовые договоры, – все делается в общем порядке.

Но в Пенсионном фонде это никак не отражается, ни служба в Советской армии, ни работа на вертолетном заводе им.

Добавить комментарий