Авансовый отчет по загранкомандировке: на какую дату курс валюты считать, как оформить форму АО-1 по

Решаем, надо ли указывать валютные показатели в авансовом отчете

Итак, деньги вы выдали работнику в рублях, а расходы в загранкомандировке были у него в иностранной валюте. Как же составить авансовый отчет: только в рублях или в рублях и в валюте одновременно?

В Указаниях по заполнению авансового отчета прямо закреплено, что при рублевом авансе заполнять авансовый отчет надо только в рублях . Но это неудобно, если работник прикладывает к авансовому отчету чеки и квитанции в иностранной валюте. Получается, что если строго придерживаться Указаний по заполнению авансового отчета, то надо будет делать расчет рублевых сумм в произвольной форме и оформлять его как приложение к авансовому отчету.

Однако унифицированную форму авансового отчета можно дополнять собственными показателями (о чем мы говорили в предыдущей статье). Поэтому ничего страшного не произойдет, если в авансовом отчете вашего работника дополнительно будут отражены суммы в иностранной валюте.

Указания по применению и заполнению унифицированной формы “Авансовый отчет” (форма N АО-1), утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Поскольку аванс был выдан в рублях, а не в валюте, брать курс ЦБ на дату выдачи аванса нет никаких оснований.

По какому курсу и на какую дату считать валюту?

Указанные документы поясняют, что при финансовом расчете сумм по авансовым отчетам в иностранных валютах необходимо:

  • При наличии документах из банка с указанием информации о курсе обмена на дату произведения работником конвертации – используется курс, указанный в приложенном к отчету чеке;
  • При отсутствии подтверждающих банковских чеков – по официальному курсу Центрального банка России, который действовал на момент утверждения авансового отчета.

Также следует учитывать случаи, когда работник производил валютный обмен предоставленных направляющим предприятием (организацией) денежных средств по частям.

В такой ситуации следует для более точных расчетов следует произвести несколько исчислений по каждой дате, на которую имеется чек о произведении обмена валюты с учетом курса, отмеченного в соответствующей квитанции.

Бухгалтерии предприятия (организации) следует учитывать, что платежи, связанные с услугами банка по обмену валюты в заграничных командировках, также подлежат возмещению (даже при условии, что производилась обратная конвертация с целью возвращения в кассу остатка по авансу в валюте его выдачи).

В такой ситуации следует для более точных расчетов следует произвести несколько исчислений по каждой дате, на которую имеется чек о произведении обмена валюты с учетом курса, отмеченного в соответствующей квитанции.

Если аванс выдан в валюте

В силу п. 16Положения оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом № 173‑ФЗ [3] .

В пункте 1 ст. 9 этого закона, с одной стороны, прописано общее правило о запрете валютных операций между резидентами, а с другой – предусмотрены исключения из этого правила. В частности, разрешается производить в валюте операции при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ, а также операции при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (пп. 9 п. 1 названной статьи).

Как следует из п. 2.1 Указания ЦБ РФ № 2054-У [4] , выдача юридическому лицу наличной иностранной валюты осуществляется с его банковского валютного счета на основании письма на ее получение.

При совершении операций в иностранной валюте в бухгалтерском учете они отражаются в валюте платежей и в рублях (п. 4, 20 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» [5] ). Пересчет иностранной валюты в кассе организации производится по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения операции (п. 5 – 7 ПБУ 3/2006).

Случается, что поступление денег в кассу организации с валютного счета и выдача их из кассы в качестве аванса командированному работнику происходят в разные дни. При этом курс иностранной валюты по отношению к рублю меняется. В таком случае возникают курсовые разницы. Эти разницы имеют место и при возврате части неизрасходованной суммы аванса в иностранной валюте, если курс на дату возврата отличен от курса на дату выдачи аванса.

В бухгалтерском учете курсовые разницы отражаются в составе прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации» [6] ) или прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации» [7] ), в налоговом учете – в составе внереализационных доходов (п. 11 ст. 250, пп. 7 п. 4 ст. 271 НК РФ) или внереализационных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 265, пп. 6 п. 7 ст. 272 НК РФ).

На какую дату берется курс иностранной валюты к рублю для целей принятия расходов в бухгалтерском и налоговом учете?

Согласно п. 3 ПБУ 3/2006 датой совершения операции в иностранной валюте является день возникновения у организации права в соответствии с законодательством РФ или договором принять к бухгалтерскому учету активы и обязательства, которые являются результатом этой операции.

Для расходов организации в иностранной валюте, связанных со служебными командировками за пределы территории РФ, такой датой будет день утверждения авансового отчета (приложение к ПБУ 3/2006).

Расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату их признания (п. 10 ст. 272 НК РФ). Для расходов на командировки это дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Таким образом, при признании в расходах затрат на загранкомандировки в иностранной валюте разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.

Пример 2

Организация направила своего работника в зарубежную командировку с 27 по 31 января 2015 года.

27 января 2015 года с валютного счета была снята сумма в размере 1 000 евро. В этот же день деньги были выданы работнику под отчет.

Работник вернулся из командировки 31 января, а 2 февраля представил авансовый отчет на сумму 990 евро и сдал неизрасходованную валюту в размере 10 евро.

Курс евро к рублю, установленный ЦБ РФ, составил:

– 27.01.2015 – 73,5633 руб./евро;

– 02.02.2015 – 78,1105 руб./евро.

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

(1 000 евро х 73,5633 руб./евро)

(1 000 евро х 73,5633 руб./евро)

(990 евро х 78,1105 руб./евро)

(10 евро х 78,1105 руб./евро)

(1 000 евро х (78,1105 – 73,5633) руб./евро)

В налоговом учете организации будут отражены:

  • прочие расходы, связанные с производством и реализацией, – 77 329,4 руб.;
  • внереализационные доходы – 4 547,2 руб.

27 января 2015 года из кассы в подотчет работнику был выдан аванс в размере 76 000 руб.

Но и при использовании карт есть минусы

Сотрудник может снять большую сумму и не отчитаться по ней. Для того, чтобы свести убытки от таких ситуаций к минимуму, на каждую карту, прикрепленную к корпоративному счету, должен быть установлен лимит средств, которые может использовать сотрудник. Пример: на карту не был установлен лимит, сотрудник снял с нее 150 тысяч рублей и не предоставил закрывающие документы. При увольнении сумма его задолженности перед компанией могла бы быть удержана с его заработной платы, но если размер заработной платы меньше этого долга, то компания понесет убытки. Все снятия наличности или безналичные оплаты с карты увеличивают долг сотрудника перед компанией. Он должен принести отчетные документы на всю сумму затрат по своей карте. Поэтому необходим очень жесткий контроль за тем, какие документы поступили в бухгалтерию, какие нет. В этом поможет наше мобильное приложение. Сразу после похода в ресторан директор может отправить в бухгалтерию фото чека с пометкой, с какой карты произведена оплата. А так же с комментариями- с представителями какой компании проведена встреча (эта информация необходима бухгалтеру, чтобы у проверяющих органов не возникало вопросов к компании).

Для того, чтобы избежать лишних выплат из-за колебания курсов, можно прописать в положении о командировках, что сотрудник обязан оплачивать расходы, совершенные в иностранной командировке только корпоративной картой и снимать иностранную валюту только с корпоративной карты. В этом случае бухгалтер всегда будет видеть реальный курс оплаты расходов. Или, если на сотрудника не открыта карта, нужно прописать список документов, которые он обязан предоставить после деловой поездки за границу.

It’s only fair to share…

Вы можете прочитать эту Немецкий Английский

А так же с комментариями- с представителями какой компании проведена встреча эта информация необходима бухгалтеру, чтобы у проверяющих органов не возникало вопросов к компании.

Порядок признания командировочных расходов по загранкомандировкам (выбор даты определения курса валюты)

В зарубежной командировке сотрудник расплачивается за услуги проживания в гостинице и иные услуги принадлежащей ему валютной банковской картой, по возвращении из командировки он предоставляет авансовый отчет с подтверждающими документами:
-чеки и квитанции на расходы
-банковскую выписку на дату списания платежа из онлайн банка,
какой курс необходимо использовать при отражении расходов в учете по авансовому отчету:
– курс ЦБ на дату утверждения авансового отчета?
-курс банка сотрудника на дату списания средств с банковской карты, каким документов необходимо подтвердить курс?
-курс ЦБ на дату списания средств с банковской карты сотрудника?
-или иной курс?

В соответствии со статьей 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Статьей 168 ТК РФ установлено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

– расходы по проезду;

– расходы по найму жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Согласно пункту 2 статьи 166 ТК РФ особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ.

Так, в силу пункта 11 Постановления № 749 [1] работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями статьи 168 ТК РФ.

Пунктом 23 Постановления № 749 установлено, что работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

Возмещение иных расходов, связанных с командировками, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы, в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения (пункт 24 Постановления № 749).

Из пункта 26 Постановления № 749 следует, что работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие расходы, связанные с командировкой.

Таким образом, при направлении сотрудника в командировку работодатель обязан возместить сотруднику расходы, связанные с командировкой. В этом случае сотрудник должен представить работодателю авансовый отчет и документы, подтверждающие сумму фактически понесенных им расходов, связанных с командировкой.

Читайте также:  Банкротство юридических лиц – последствия для директора, учредителей, работников и других заинтересованных лиц

В силу подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на:

– проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

– наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

– суточные или полевое довольствие;

– оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

– консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

На основании подпункта 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета.

Таким образом, командировочные расходы учитываются в целях исчисления налога на прибыль на дату утверждения авансового отчета.

При этом в отношении командировочных расходов, выраженных в иностранной валюте, нормами НК РФ прямо не предусмотрен порядок их пересчета в рубли.

Между тем, фискальными органами из анализа совокупных норм, касающихся порядка возмещения расходов и порядка признания расходов для целей налогового учета, сделаны следующие выводы:

– если в прилагаемых к авансому отчету документах прямо содержится информация о том, по какому курсу на какую дату были осуществлены расходы в иностранной валюте, то такие расходы подлежат пересчету в рубли для целей налогового учета по курсу, действующему на дату осуществления операции. Документами, подтверждающими курс свершения операции, являются справка банка, выписка банка, отчет о движении средств на счетах банка ( Письма Минфина РФ от 17.07.15 № 03-03-06/41128, от 21.01.16 № 03-03-06/1/2059 );

– если в прилагаемых к авансовому отчету документах не содержится информация о курсе иностранной валюты, действующему на дату совершения операции в иностранной валюте, то для целей налогового учета пересчет расходов, осуществленных в иностранной валюте, в рубли осуществляется по курсу, действующему на дату утверждения авансового отчета ( Письмо Минфина РФ от 06.06.11 № 03-03-06/1/324, ФНС РФ от 21.03.11 № КЕ-4-3/4408 ).

Письма Минфина РФ от 21.01.16 № 03-03-06/1/2059, от 03.09.15 № 03-03-07/50836:

« Расходы организации на командировочные расходы в этом случае следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на приобретение валюты . Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. При этом в силу подпункта 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета ».

Письмо Минфина РФ от 06.06.11 № 03-03-06/1/324:

« Если работник произвел расходы в иностранной валюте, то их стоимость пересчитывается в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета ».

Письмо ФНС РФ от 21.03.11 № КЕ-4-3/4408:

« В случае, если командированный работник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, то сумма подлежащих возмещению работодателем расходов работника, связанная с командировкой, будет определяться суммой в иностранной валюте по первичным документам об осуществлении расходов. Тогда согласно подпункту 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ сумма расходов в рублях, признаваемая в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, определяется организацией путем пересчета суммы в иностранной валюте на дату признания расходов, то есть на дату утверждения авансового отчета ».

Как следует из дополнительных пояснений, в рассматриваемом нами случае сотрудник осуществил расходование средств на командировочные расходы с валютной карты. В подтверждение суммы произведенных расходов представлена выписка банка, из которой можно определить дату списания средств с карточного счета сотрудника и сумму списанных средств в иностранной валюте. Курс банка отсутствует. Конвертация рублевой суммы в валютную не проводилась.

В этом случае, считаем, что выписка банка не подтверждает курс валюты, по которому Организации следует осуществить перевод суммы командировочных расходов, осуществленных в иностранной валюте, в рубли.

Отметим, что действующим законодательством не установлена обязанность для работодателя, установить курс банка, действующий на дату осуществления командировочных расходов сотрудником в том случае, если такой курс не был подтвержден самим сотрудником.

Таким образом, по нашему мнению, в этом случае Организации следует осуществить перевод командировочных расходов в рубли по курсу, действующему на дату утверждения авансового отчета.

В том случае, если сотрудник представит выписку банка, из которой будет следовать, что, например, с рублевой карты были списаны средства в иностранной валюте, будет отражена информация о сумме списания в иностранной валюте и сумме списания в рублях, то курс банка на дату списания средств может быть определен расчетным путем.

В этом случае Организации следует применить курс банка, установленный на основании такой выписки. Этот курс будет соответствовать курсу, действующему на дату списания денежных средств с расчетного счета сотрудника.

Коллегия Налоговых Консультантов, 21 марта 2019 года

[1] Постановление Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.08 № 749.

-курс ЦБ на дату списания средств с банковской карты сотрудника.

Поделиться

Итоговая величина расходов по заграничной командировке 36 934,05 руб.

Авансовый отчет сотрудника о командировке

Обратите внимание валюта устанавливается для документа в целом, поэтому если подотчетному лицу выдавались, как в нашем примере, билеты и наличные в рублях, а денежные средства в иностранной валюте, то заполняются 2 документа Авансовый отчет.

Зарубежная командировка: особенности учета расходов

Автор: Е. Л. Ермошина, эксперт журнала

Тема командировок поднималась в № 10 и 11 нашего журнала за этот год [1] . Были затронуты вопросы гарантий командированным работникам, в том числе обязанность работодателя возмещать расходы работника, отправляемого в командировку.

Командировки могут быть как внутри страны, так и за рубеж. Отличи-тельными особенностями последних является, во-первых, то, что расходы командированного лица ведутся в валюте, причем нередко в «экзотической» (той, для которой ЦБР не устанавливает официального курса); во-вторых, загранкомандировки требуют дополнительных расходов (оформление загранпаспорта, виз, обязательной медицинской страховки, консульские сборы). Есть тонкости в учете аванса, который может быть как «рублевым», так и «валютным».

Об этих и других особенностях загранкомандировок и пойдет речь в сегодняшнем материале.

Лицу, направляющемуся в загранкомандировку, выдан аванс…

Особенности порядка направления работников в служебные командировки на территории как РФ, так и иностранных государств определены в Положении № 749 [2] .

Согласно п. 10 этого документа работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения № 749).
Выдача аванса командированному работнику может осуществляться наличными деньгами как в рублях, так и в валюте.

…в валюте

В силу п. 16 Положения № 749 оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом № 173-ФЗ [3] . Частью 1 ст. 9 этого закона устанавливается общее правило: валютные операции между резидентами запрещены. В той же части содержится перечень валютных операций, совершение которых между резидентами разрешается как исключение из данного правила. К таким валютным операциям п. 9 ч. 1 ст. 9 относит операцию по оплате расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ.

На практике возможны случаи, когда инспекторы Росфиннадзора привлекают организации к административной ответственности по ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ (согласно этой норме осуществление незаконных валютных операций или валютных операций с невыполнением установленных требований влечет наложение административного штрафа на граждан, должностных и юридических лиц в размере от 3/4 до полной суммы валютной операции). На неправомерность таких действий указал Президиум ВАС в Постановлении от 18.03.2008 № 10840/07: поскольку валютная операция, совершаемая при выдаче юридическим лицом – резидентом сотруднику, направляемому в служебную командировку за пределы РФ, наличных денежных средств в иностранной валюте на командировочные расходы, разрешена законом и не ограничена требованиями об использовании специального счета и о резервировании, она не может быть отнесена к категории незаконных валютных операций.

Выдача юридическому лицу наличной иностранной валюты осуществляется с его банковского валютного счета на основании письма на ее получение, составляемого в произвольной форме (п. 2.1 Указания ЦБР № 2054-У [4] ).

При совершении операций в иностранной валюте в бухгалтерском учете они отражаются в валюте платежей и в рублях (п. 1 ст. 8 Закона о бухучете [5] , п. 4, 20 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» [6] ). Пересчет иностранной валюты в кассе организации производится по курсу ЦБР, действующему на дату совершения операции (п. 5 – 7 ПБУ 3/2006).

Случается, что поступление денег в кассу с валютного счета и выдача их из кассы в качестве аванса командируемому работнику осуществляются в разные дни. При этом курс иностранной валюты по отношению к рублю меняется. В таком случае возникают курсовые разницы. Эти разницы образуются и при возврате части неизрасходо-ванной суммы аванса в иностранной валюте, если курс на дату возврата отличен от курса на дату выдачи аванса.

В бухгалтерском учете курсовые разницы будут отражены в составе прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации» [7] ) или прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации» [8] ), в налоговом учете – в составе внереализационных доходов (п. 11 ст. 250, пп. 7 п. 4 ст. 271 НК РФ) или внереализационных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 265, пп. 6 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Теперь разберемся, на какую дату берется курс иностранной валюты к рублю для целей принятия расходов в бухгалтерском и налоговом учете.
Согласно п. 3 ПБУ 3/2006 датой совершения операции в иностранной валюте является день возникновения у организации права в соответствии с законодательством РФ или договором принять к бухгалтерскому учету активы и обязательства, которые являются результатом этой операции.
Для расходов организации в иностранной валюте, связанных со служебными командировками за пределы территории РФ, такой датой будет день утверждения авансового отчета (приложение к ПБУ 3/2006).

Расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБР на дату их признания (п. 10 ст. 272 НК РФ). Для расходов на командировки это дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Таким образом, при признании в расходах затрат на загранкомандировки в иностранной валюте разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.

Пример 1.

ООО «Стрела» направило своего работника в зарубежную командировку. 8 июля 2011 г. с валютного счета была снята сумма в размере 1 000 евро. 12 июля деньги были выданы работнику, командированному за границу. 19 июля работник, вернувшийся из командировки, представил авансовый отчет на сумму 850 евро и сдал неизрасходованную сумму в размере 150 евро.

Курс евро к рублю, установленный ЦБР, составил:

– 08.07.2011 – 40,0917 руб./евро;

– 12.07.2011 – 39,8033 руб./евро;

– 19.07.2011 – 39,5894 руб./евро.

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

Выдача аванса командированному работнику может осуществляться наличными деньгами как в рублях, так и в валюте.

Комиссия за обмен валюты

Нередко работник расплачивается в командировке своей рублевой картой. В этом случае банк берет комиссию за конвертацию дополнительно к курсу ЦБ.

Читайте также:  Транспортный налог для инвалидов в 2020 году - льготы, платят ли 2 группа, 3, 1, родителей детей, в москве - Все пособия

Согласно ст. 168 ТК РФ такие расходы тоже подлежат возмещению. Причем работнику компенсируют как комиссию за покупку иностранной валюты, так и обратную конвертацию.

2011 03-03-06 1 193.

Рассчитываемся с работником

Итак, авансовый отчет утвержден руководителем. И вы видите, что командированный работник израсходовал выданный ему аванс не полностью или не подтвердил какие-то затраты первичными документами. В этом случае он должен вернуть неизрасходованную сумму в кассу по приходному кассовому ордеру.

Если работник в срок, отведенный для окончательного расчета по выданному ему авансу (3 рабочих дня (Пункт 11 Порядка)), не вернет неиспользованный остаток, вы можете удержать эту сумму из его зарплаты (Статья 137 ТК РФ). Для этого нужно, чтобы (Статья 248 ТК РФ):

– в течение месяца со дня окончания 3-дневного срока руководитель издал письменное распоряжение о взыскании с работника неизрасходованной суммы;

– работник дал письменное согласие на удержание этой суммы из зарплаты, если она превышает его средний месячный заработок.

В том случае, когда в командировке работник израсходовал больше денег, чем ему было выдано, сумму перерасхода нужно ему возместить. Желательно сделать это не позднее ближайшей выплаты ему зарплаты.

Не начисляются.

Особенности авансового отчета по загранкомандировке (И.В. Андреева, “В курсе правового дела”, N 3, февраль 2010 г.)

Особенности авансового отчета по загранкомандировке

Организация направляет сотрудника в загранкомандировку. Аванс выдается в рублях, а траты будут в валюте. Как сотрудник должен составить авансовый отчет?

В течение 3 дней по возвращении из командировки работник оформляет авансовый отчет об израсходованных суммах. Отчет составляется в одном экземпляре. Заполнять его можно как от руки, так и на машинном носителе.

Напомним! Форма авансового отчета N АО-1 и Порядок ее заполнения утверждены постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Рассмотрим заполнение авансового отчета на примере. Положение ООО “Ласточка” о направлении сотрудников в командировку предусматривает суточные на территории РФ – 700 руб. в сутки, при загранкомандировках в страны ЕС – 50 евро в сутки.

Начальник маркетингового отдела А.Е. Смирнов 9 октября 2009 года получил аванс в рублях в размере 65 000 руб. Он вылетел 12 октября в командировку в Париж на специализированную выставку, а 19 октября вернулся. А.Е. Смирнов 20 октября представил авансовый отчет, который в тот же день был проверен сотрудником бухгалтерии и утвержден руководителем организации.

К отчету приложены:

– авиабилеты стоимостью 19 792 руб.;

– счет (инвойс) за проживание в гостинице за 8 дней на сумму 760 евро;

– билеты по проезду на автобусе от аэропорта “Шарль де Голль” до Парижа и обратно на сумму 20 евро;

– справка о покупке валюты из банка по внутреннему курсу банка на день покупки валюты 44,50 руб./евро. Курс евро на 20 октября 2009 года – 43,7453 руб./евро.

Прежде чем приступить к заполнению авансового отчета, Смирнов должен проверить наличие документов, подтверждающих произведенные им в командировке расходы:

– справки о покупке валюты;

– счета (инвойса) за проживание в гостинице (к нему прилагается выполненный на отдельном листе построчный перевод на русский язык);

– билетов на автобус от аэропорта до гостинцы и обратно (к ним прилагается выполненный на отдельном листе построчный перевод на русский язык);

– приказа о направлении сотрудника в командировку;

– заверенной в соответствии с существующим порядком копии загранпаспорта с отметками о прохождении государственной границы.

Затем на оборотной стороне авансового отчета работник записывает сведения о документах, подтверждающих расходы, и размерах расходов. Указывая сумму расхода, произведенного на территории иностранного государства, сотруднику нужно помнить, что в бухгалтерском и налоговом учете расходы при загранкомандировках признаются на дату утверждения авансового отчета руководителем*(1).

В графе “Сумма расхода, по отчету” оборотной стороны указываются суммы в рублях по курсу ЦБ РФ на момент утверждения (заполнения) авансового отчета:

– стоимость проезда до аэропорта и обратно;

Напомним! При оплате работодателем сотруднику расходов на командировки в облагаемый НДФЛ доход не включаются:

– суточные, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке;

– фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;

– расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз;

– расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту*(2).

Выплаты работникам, связанные с командировками, не облагаются страховыми взносами в ПФР, ФФОМС РФ, ТФОМС РФ, ФСС РФ*(3).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству РФ.

Следует отметить, что работодатель предоставляет аванс и возмещает перерасход сотруднику в иностранной валюте при направлении его в загранкомандировку согласно Федеральному закону от 10.12.2003 N 173-ФЗ “О валютном регулировании”*(4). Приобретать у банка валюту и выдавать ее командированным лицам организация может только при открытии текущего валютного счета. Если такого счета нет, то аванс можно выдать в рублях. При этом данный порядок необходимо предусмотреть внутренними положениями организации.

В нашем случае аванс был выдан в рублях, а затем работник самостоятельно приобрел на него валюту. Поэтому, с нашей точки зрения, по расходам, понесенным сотрудником в валюте, нужно в графе 5 оборотной стороны авансового отчета указать сумму в рублях, а в графе 6 – в евро.

Разница между курсом обменного пункта при покупке валюты и курсом ЦБ РФ на дату признания расходов образует расход на обмен валюты. Размер этого расхода будет определяться расчетным путем на основании справки банка, выписанной сотруднику при покупке валюты, и курса ЦБ РФ, действующего на момент утверждения авансового отчета.

Данный расход в перечне командировочных расходов*(5) не поименован. Однако при расчете налога на прибыль признаются любые не предусмотренные НК РФ расходы, если они документально подтверждены и направлены на извлечение дохода*(6). Документально подтвердить расход на приобретение валюты поможет справка из банка с указанием фамилии командированного работника организации.

Локальными положениями организации обязательно предусматривается возмещение сотрудникам расходов на обмен валюты.

Рассчитаем расходы сотрудника в рублях по курсу ЦБ РФ на 20 октября 2009 года:

– проживание в гостинице – 33 246,43 руб. (760 евро х 43,7453 руб./евро);

– проезд на автобусе от аэропорта до гостиницы и обратно – 874,91 руб. (20 евро х 43,7453 руб./евро);

– суточные за 7 дней на территории Франции – 15 310,86 руб. (50 евро х 7 дн. х 43,7453 руб./евро).

Итого расходы сотрудника на территории Франции составили 1130 евро. На приобретение этой суммы сотрудник потратил 50 285 руб. (1130 евро х 44,50 руб./евро по внутреннему курсу банка).

Расходы на обмен валюты – 852,80 руб. (1130 евро х (44,5 руб./евро – 43,7453 руб./евро)).

Расчет суммы расходов на обмен валюты необходимо документально оформить: либо справкой бухгалтера, либо служебной запиской сотрудника в зависимости от установленного документооборота организации.

Если курс ЦБ РФ на день утверждения авансового отчета превысит внутренний курс банка на день покупки валюты сотрудником, то у организации расход на обмен валюты не возникнет.

Итого расходы сотрудника составили 70 777,00 руб. (19 792,00 руб. (билеты) + 33 246,43 руб. (проживание) + 874,91 руб. (проезд) + 15 310,86 руб. (суточные с учетом дня отлета) + 700,00 руб. (суточные за день прилета) + 852,80 руб. (расходы на обмен валюты)).

После заполнения оборотной стороны сотрудник:

– поставит свою подпись, расшифровав фамилию и указав инициалы;

– передаст в бухгалтерию на проверку отчет с приложением первичных документов.

Перед проверкой бухгалтер выдаст сотруднику расписку о получении отчета. Наличие расписки предусмотрено в разработанной унифицированной форме: в ней указываются количество документов, предъявляемых к проверке, реквизиты и сумма проверяемого авансового отчета.

Далее бухгалтер проверит правильность заполнения оборотной стороны документа и наличие документов, подтверждающих расходы сотрудника. По результатам проверки он заполнит графы 7, 8, 9 оборотной стороны.

Графа 9 “Дебет счета, субсчета” заполняется в соответствии с учетной политикой организации. Учетной политикой организации для учета затрат, связанных с командировками сотрудников, могут быть предусмотрены счета 26 “Общехозяйственные расходы”, 44 “Расходы на продажу”, субсчет 91-2 “Прочие расходы”. В нашем примере организация учитывает расходы на командировки на счете 44 “Расходы на продажу”.

После проверки отчета сотрудник на основании приходного кассового ордера внесет в кассу организации остаток денежных средств, выданных ему авансом, или на основании расходного кассового ордера получит на руки сумму перерасхода.

Бухгалтер заполнит лицевую сторону авансового отчета, где укажет:

– информацию о подотчетном лице;

– информацию о предыдущем выданном данному сотруднику авансе;

Обратите внимание! Сотруднику не выдается новый аванс до того, как он отчитается за старый.

– сумму полученного аванса из кассы организации (65 000,00 руб.);

– сумму фактически потраченных средств – сумму остатка или перерасхода (5777,00 руб.) в зависимости от фактических обстоятельств;

– корреспонденцию счетов по совершенным хозяйственным операциям:

Дебет 71 Кредит 50 – 65 000,00 руб.;

Дебет 44 Кредит 71 – 70 777,00 руб.;

Дебет 71 Кредит 50 – 5777,00 руб.;

– количество документов, которые прилагаются к авансовому отчету (11);

– сумму расхода, которая подлежит утверждению руководителем организации (70 777 руб.) – информацию о выдаче перерасхода сотруднику (5777 руб.) (получении от сотрудника остатка) с указанием реквизитов кассового документа.

Ответственные лица, которые принимали участие в заполнении и проверке авансового отчета, обязательно ставят свои подписи, заверяя тем самым правильность совершенной хозяйственной операции.

В завершение оформления авансового отчета руководитель организации утверждает сумму расхода, произведенную сотрудником в командировке.

Таким образом, правильно заполненный авансовый отчет является основанием для отражения расходов организации на командировку в налоговом и бухгалтерском учете. Он оформляется в течение 3 дней по возращении сотрудника из командировки, и к нему прикладываются первичные документы. При этом документы, составленные на иностранном языке, должны быть построчно переведены на русский язык.

Образец оформления авансового отчета

Номер по порядку

Документ, подтверждающий производственные расходы

Бухгалтер заполнит лицевую сторону авансового отчета, где укажет.

К суточным – подход особый

Суточные работник получает для себя, и их расходование не надо подтверждать документами. А значит, они вполне подходят под определение валютного аванса. Следовательно, пересчитывать их в рубли надо по курсу на дату выдачи работнику. Мы, конечно, не приобретаем у работника никаких услуг, однако, даже если не считать суточные валютным авансом, есть еще одна причина пересчитывать суточные именно на дату их выдачи независимо от того, по какому курсу вы будете считать командировочные расходы.

Дело в том, что, по мнению Минфина, для целей исчисления НДФЛ суточные, выданные в валюте до начала командировки, надо пересчитывать в рубли именно по курсу ЦБ, действовавшему на дату их выдачи работнику. Свою позицию Минфин обосновывает тем, что именно в момент получения суточных у работника появляется доход. Как все помнят, “заграничные” суточные не облагаются НДФЛ, если они не превышают 2500 руб. в сутки. Конечно, с позицией Минфина можно и поспорить: ведь до начала командировки не известно точно, отправится ли работник в нее вообще (может быть, он заболеет и все суточные вернет). Поэтому и говорить о получении дохода работником в момент выдачи ему суточных до командировки еще рановато. Но, как бы то ни было, мнение Минфина учитывать нужно.

Читайте также:  Законно ли суд отказал мне в выплате неустойки по алиментам

Чтобы не было проблем с расчетом НДФЛ, организации часто устанавливают нормы “заграничных” суточных не в валюте, а в рублях. Соответственно, и выплачивают суточные в рублях. Для работника это тоже неплохо: он знает, будет удержан НДФЛ с суточных или нет, следовательно, точно знает сумму суточных, которой он может распоряжаться по собственному усмотрению.

Поскольку для целей НДФЛ безопаснее пересчитывать валютные суточные на дату их выдачи, то логичнее и в бухгалтерском учете, и в учете для целей налогообложения прибыли пересчитывать валютные суточные на ту же дату.

Получается, что если даже придерживаться второго подхода, то суточные лучше пересчитать в рубли по курсу ЦБ на дату их выдачи работнику, а все иные документально подтвержденные расходы в валюте – по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета. Именно так советуют делать специалисты Министерства финансов.

Из авторитетных источников

Бахвалова Александра Сергеевна, главный специалист-эксперт Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

“Если вся сумма под отчет выдается в валюте, для отражения в учетных документах необходимо пересчитать ее в рубли по курсу ЦБ на дату выдачи аванса. По возвращении из командировки сотрудник представляет чеки, подтверждающие произведенные расходы, а также возвращает неиспользованную сумму. Все расходы пересчитываются в рубли по официальному курсу ЦБ на дату совершения операций (по чекам) и учитываются организацией на дату утверждения авансового отчета. Часть суммы, приходящаяся непосредственно на суточные, также должна быть отражена в авансовом отчете, но вот обоснования расходов в виде суточных чеками уже не требуется. И, следовательно, у работника нет обязанности возвращать неизрасходованную часть суточных организации. Соответственно, выплаченные суточные организация отражает в учете в рублях по курсу ЦБ на дату выдачи аванса, и далее расходование средств в части, приходящейся на суточные, не отслеживает”.

Как видим, ни налоговое, ни бухгалтерское законодательство не позволяет нам с уверенностью сказать, что какой-то один из двух предложенных выше подходов – единственно верный. В большинстве случаев ваш выбор того или иного курса для пересчета валютных расходов не сильно скажется на результате, так что цена вопроса не столь велика. И даже если проверяющие сочтут, что вы взяли курс не на ту дату, на которую нужно, вряд ли это будет для вас существенная потеря. А если захотите поспорить с проверяющими – шанс отстоять свою правоту тоже есть. Ведь, как все уже давно наизусть выучили, все сомнения и противоречия в расчете налогов должны толковаться в пользу налогоплательщика.

А теперь рассмотрим порядок заполнения авансового отчета в двух ситуациях:

– когда работник получил от организации деньги в той же иностранной валюте, в которой он будет их тратить;

– когда работник получил деньги в одной иностранной валюте, а тратить он будет их, предварительно обменяв на другую валюту.

71 Расчеты с подотчетными лицами.

Сотрудник сам купил валюту на заграничную командировку: порядок расчетов и отражение в учете

Расхождение в величине расходов, образовавшееся вследствие отклонения курса обмена валюты (который подтвержден справкой банка) от официального курса ЦБР на дату признания командировочных расходов (на дату утверждения авансового отчета), включается в расходы организации.

10 Положения 749.

На какую дату составить авансовый отчет командированному в РФ сотруднику? (А. Калденбергер, магистр учета и аудита, профессиональный бухгалтер РК, старший преподаватель КЭУК) (10 августа 2012 г.)

А. Калденбергер, магистр учета и аудита, профессиональный бухгалтер РК,

старший преподаватель КЭУК

НА КАКУЮ ДАТУ СОСТАВИТЬ АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ КОМАНДИРОВАННОМУ В РФ СОТРУДНИКУ?

Сотрудник был в командировке в РФ. За проживание выдали счет-акт на сумму 9200 руб. от 18.12.2011г.

1. На какую дату переводить 9 200 руб. по курсу в тенге? На дату прилета? Или на дату счет акта? Может ли такой документ служить основанием на вычет? (либо требовать от нерезидента счет-фактуру и АВР)?

2. Документы по базе «1С» мы проводим в рублях или в тенге?

3. Подскажите так же, при составлении авансового отчета, как верно все провести по курсам, датам курса и т.д. для того, чтобы верно рассчитать сотрудника. Если можно, приведите пример.

Нормативная база. Задолженность работников по подотчетным суммам в иностранной валюте – является немонетарной статьей в соответствии с требованиями МСФО (IAS) 21 «Влияние изменений обменных курсов валют» и НСФО 2, по которой курсовая разница не учитывается. Так как положения раздела 30 «Перевод операций в иностранной валюте» НСФО 2, соответствуют МСФО (IAS) 21, то в дальнейшем при необходимости ссылки будут сделаны на МСФО (IAS) 21.

Работник в феврале 2012 года, был направлен в производственную командировку в РФ. Работник вылетел в Россию 14 февраля и в тот же день прибыл в пункт назначения. 20 февраля он вылетел обратно. В соответствии с учетной политикой организации, суточные в пределах РК – установлены в размере 2 МРП в сутки, за пределами РК, в частности в РФ – 80 долларов США в сутки. Рыночный курс рубля на дату выдачи аванса сотруднику составил 4,9 тенге/рубль, курс доллара США = 148,2 тенге/долл.

Смета расходов на командировку:

1) проезд (авиабилеты в оба конца) -81 764 тенге;

2) расходы по найму жилья, 6 суток – 20 000 руб.;

3) суточные за пределами РК: 80 долл.× 6 суток = 480 долл.

Коэффициент пересчета (кросс курс) равен: 4,8/148,2 = 0,032.

Следовательно, суточные за 6 дней составляют: 480 долл./0,032 = 15 000 руб.;

4) суточные в пределах РК: 1618 × 2 × 1 = 3 236 тенге.

Итого по смете расходов на загранкомандировку:

1) 20 000 руб.+ 15 000 руб. = 35 000 руб.;

2) 81 764 тенге + 3 236 тенге = 85 000 тенге.

Аванс был выдан сотруднику 13 февраля 2012 г. После приезда, 23 февраля сотрудник представил все подтверждающие документы для составления авансового отчета на сумму, соответствующую смете расходов по загранкомандировке.

При составлении учетных записей, предположим, что в организации для учета задолженности подотчетных лиц по командировочным расходам в национальной валюте, используется счет 1251, а в иностранной валюте – счет 1252.

В бухгалтерском учете произведены следующие записи:

Бухгалтерские проводки по учету командировочных расходов за пределами РК:

Содержание операции

Корреспонденция счетов

Выданы денежные средства в подотчет на командировочные расходы:

Краткосрочная задолженность подотчетных лиц

Денежные средства в кассе

в иностранной валюте

Задолженность по выплаченной заработной плате

1012 Денежные средства в кассе

Списаны расходы по командировке:

Краткосрочная задолженность подотчетных лиц

в иностранной валюте

Задолженность по выплаченной заработной плате

Таким образом, курсовая разница по счету 1252, не учитывается.

Комментарии. Если сумма, согласно авансовому отчету, превышает ранее выданный аванс в иностранной валюте, то возникшая разница является кредиторской задолженностью организации перед подотчетным лицом, которая признается монетарной статьей в соответствии с требованиями МСФО (IAS) 21, и по которой осуществляется учет курсовой разницы.

Если ранее выданный аванс в иностранной валюте больше чем сумма авансового отчета, то возникшая разница является дебиторской задолженностью подотчетного лица, которая также признается монетарной статьей в соответствии с требованиями МСФО (IAS) 21, и по которой также осуществляется учет курсовой разницы.

В соответствии с пунктом 29 МСФО (IAS) 21, если монетарные статьи возникают в результате операций в иностранной валюте и обменный курс изменяется между датой проведения операции и датой проведения расчетов, возникает курсовая разница. При этом, датой операции является дата, на которую впервые выполнены критерии признания операции в соответствии с МСФО (IFRS).

Выводы. Таким образом, курсовая разница по расчетам с подотчетными лицами в иностранной валюте будет рассчитываться исходя из текущих обменных курсов на дату совершения операции в иностранной валюте, то есть на дату выдачи денежных средств, в подотчет и дату расчетов с подотчетным лицом.

Если расчет по операции происходит в том же учетном периоде, в каком проведена операция, вся курсовая разница признается в этом периоде.

Однако, если расчет по операции происходит в следующем учетном периоде, курсовая разница, признаваемая в каждом из периодов до даты расчета, определяется изменением обменных курсов валют в каждом из периодов. То есть, если на отчетную дату расчеты с подотчетным лицом в части возмещения ему перерасхода по командировке или возврата им неиспользованной подотчетной суммы в иностранной валюте, не проведены, то остаток кредиторской/дебиторской задолженности работника пересчитывается по текущему обменному курсу, действующему на эту дату, с признанием курсовой разницы.

Работник в феврале 2012 года, был направлен в производственную командировку в Россию. Работник вылетел в Россию 14 февраля и в тот же день прибыл в пункт назначения. 20 февраля он вылетел обратно. Срок командировки составил 7 дней. В соответствии с учетной политикой организации, суточные в пределах РК – установлены в размере 2 МРП в сутки, за пределами РК – 80 долларов США в сутки. Рыночный курс рубля на дату выдачи аванса сотруднику составил 4,9 тенге/рубль, курс доллара США = 148,2 тенге/долл.

Смета расходов на командировку:

1) проезд (авиабилеты в оба конца) -81 764 тенге;

2) расходы по найму жилья, 6 суток – 20 000 руб.;

3) суточные за пределами РК: 80 долл. × 6 суток = 480 долл.

Коэффициент пересчета (кросс курс) равен: 4,8/148,2 = 0,032.

Следовательно, суточные за 6 дней составляют: 480 долл./0,032 = 15 000 руб.;

4) суточные в пределах РК: 1618 × 2 × 1 = 3 236 тенге.

Итого по смете расходов на загранкомандировку:

3) 20 000 руб.+ 15 000 руб. = 35 000 руб.;

4) 81 764 тенге + 3 236 тенге = 85 000 тенге.

Аванс был выдан сотруднику 13 февраля 2012 г. После приезда, 23 февраля сотрудник предоставил все подтверждающие документы, для составления авансового отчета, при этом, согласно счету, выставленному гостиницей за проживание, сумма расходов составила 18 000 руб. Тогда, сумма по авансовому отчету составила – 33 000 руб. (18 000 руб.+15 000 руб.).

На дату проведения расчетов с подотчетным лицом, то есть на дату возврата им неиспользованной суммы аванса, текущий обменный курс составил – 4,8 тенге/рубль.

Дата проведения расчетов с подотчетным лицом в данном случае совпадает с датой утверждения авансового отчета.

В бухгалтерском учете произведены следующие записи:

Бухгалтерские проводки по учету командировочных расходов за пределами РК:

Итого по смете расходов на загранкомандировку.

Загранкомандировка (заграничная командировка)

После ее утверждения руководителем деньги выдаются командированному работнику или перечисляются ему безналично.

В табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или N Т-13) дни нахождения работника в командировке обозначаются буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06».

Если во время командировки работник трудился в выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле дополнительно проставляется буквенный код «РВ» или цифровой код «03» (п.

2 Письма Минтруда от 14.02.2013 N 14-2-291).

После возвращения из командировки работник в течение трех рабочих дней должен заполнить и представить (форма N АО-1) о суммах, которые потратил, пока в ней находился (п.

26 Положения о командировках). Все расходы по заграничной командировке признаются на дату утверждения авансового отчета как в бухгалтерском, так и в «прибыльном» налоговом учете.

Приложенные к авансовому отчету (форма N АО-1) подтверждающие документы, которые составлены на иностранном языке, следует перевести на русский язык.

550 евро пересчитываются по курсу, указанному в справке, в рублях эта сумма составит 47 525,50 руб.

Добавить комментарий